Die fortschreitende Digitalisierung beeinflusst zunehmend die Arbeitswelt, einschließlich der Art und Weise, wie Arbeitgeber ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen. Eine zentrale Frage dabei ist, ob die Bereitstellung von Lohnabrechnungen in digitaler Form den gesetzlichen Anforderungen genügt. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat hierzu am 28. Januar 2025 eine wegweisende Entscheidung getroffen (Az. 9 AZR 48/24) und dabei vom Grundsatz her bejaht, dass eine solche digitale Abrechnung ausreichend und genügend ist.
Gesetzliche Grundlagen
Gemäß § 108 Abs. 1 Satz 1 der Gewerbeordnung (GewO) ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Die Textform erfordert nach § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, und die auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben wurde. Traditionell wurde diese Verpflichtung durch die Übergabe von Papierdokumenten erfüllt.
Die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts
Im vorliegenden Fall stellte ein Einzelhandelsunternehmen die Entgeltabrechnungen ab März 2022 ausschließlich über ein digitales Mitarbeiterpostfach zur Verfügung. Eine Verkäuferin widersprach dieser Praxis und verlangte weiterhin die Übersendung der Abrechnungen in Papierform. Das Landesarbeitsgericht Niedersachsen gab der Klage zunächst statt und argumentierte, dass es sich bei Entgeltabrechnungen um zugangsbedürftige Erklärungen handele, die nur dann wirksam seien, wenn der Empfänger das digitale Postfach für den Empfang bestimmt habe.
Das BAG hob dieses Urteil auf und stellte klar, dass die Bereitstellung der Entgeltabrechnung in einem passwortgeschützten digitalen Mitarbeiterpostfach die gesetzlich vorgeschriebene Textform wahrt. Der Anspruch des Arbeitnehmers auf Abrechnung seines Entgelts sei eine sogenannte Holschuld, bei der der Arbeitgeber nicht für den tatsächlichen Zugang der Abrechnung beim Arbeitnehmer verantwortlich ist. Es genügt, wenn der Arbeitgeber die Abrechnung an einer elektronischen Ausgabestelle bereitstellt. Dabei müssen jedoch die berechtigten Interessen der Beschäftigten berücksichtigt werden, insbesondere wenn diese privat keinen Online-Zugriff haben. In solchen Fällen ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Zugang zu den Dokumenten im Betrieb zu ermöglichen und die Möglichkeit zum Ausdruck der Abrechnungen bereitzustellen.
Betriebsvereinbarungen und Mitbestimmung
Die Einführung digitaler Systeme zur Bereitstellung von Entgeltabrechnungen bedarf einer sorgfältigen Abstimmung mit den betrieblichen Mitbestimmungsgremien. Im vorliegenden Fall regelte eine Konzernbetriebsvereinbarung die Einführung des digitalen Mitarbeiterpostfachs. Das BAG betonte, dass solche Vereinbarungen im Rahmen des § 87 Abs. 1 Nr. 6 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) zulässig sind und nicht unverhältnismäßig in die Rechte der Arbeitnehmer eingreifen. Allerdings wies das Gericht darauf hin, dass noch zu klären sei, ob die Einführung und der Betrieb des digitalen Postfachs in die Zuständigkeit des Konzernbetriebsrats fallen.
Praktische Auswirkungen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer
Arbeitgeber, die beabsichtigen, Entgeltabrechnungen digital bereitzustellen, sollten sicherstellen, dass alle Mitarbeiter Zugang zu den digitalen Dokumenten haben. Für Beschäftigte ohne private Online-Zugriffsmöglichkeiten muss der Arbeitgeber im Betrieb entsprechende Einrichtungen zum Einsehen und Ausdrucken der Abrechnungen bereitstellen. Zudem ist es ratsam, die Einführung digitaler Abrechnungssysteme in enger Abstimmung mit dem Betriebsrat zu planen und gegebenenfalls durch Betriebsvereinbarungen zu regeln.
Fazit
Die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom 28. Januar 2025 schafft Klarheit darüber, dass digitale Lohnabrechnungen grundsätzlich zulässig sind und die Anforderungen der Textform erfüllen. Wesentlich ist jedoch, dass die berechtigten Interessen der Arbeitnehmer gewahrt bleiben, insbesondere hinsichtlich des Zugangs zu den digitalen Dokumenten. Arbeitgeber sollten daher sicherstellen, dass alle Mitarbeiter die Möglichkeit haben, ihre Entgeltabrechnungen einzusehen und bei Bedarf auszudrucken, sei es durch private Endgeräte oder durch bereitgestellte betriebliche Ressourcen.
