Ein typischer Fall aus der arbeitsrechtlichen Beratung: Ein AN im öffentlichen Dienst ist seit 2012 bei einer Kommune beschäftigt. Über viele Jahre wurde er nach Entgeltgruppe 6 vergütet. Erst jetzt stellt sich heraus, dass seine Tätigkeit richtigerweise der Entgeltgruppe 9a zuzuordnen ist. Die Kommune erkennt die Korrektur an und zahlt die Differenz – allerdings nur für sechs Monate rückwirkend. Der Arbeitnehmer fragt sich verständlicherweise: Kann das richtig sein, wenn die falsche Eingruppierung seit Jahren bestand und es insgesamt um mehrere Tausend Euro geht?
Die Antwort ist für Beschäftigte häufig ernüchternd: Im öffentlichen Dienst kann eine falsche Eingruppierung zwar grundsätzlich auch rückwirkend festgestellt werden. Die daraus folgenden Zahlungsansprüche sind aber regelmäßig durch tarifliche Ausschlussfristen begrenzt. Im Anwendungsbereich des TVöD ist insbesondere § 37 TVöD entscheidend. Danach verfallen Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis, wenn sie nicht innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten nach Fälligkeit schriftlich geltend gemacht werden. Für denselben Sachverhalt reicht eine einmalige Geltendmachung auch für später fällige Leistungen aus.
Die Eingruppierung im öffentlichen Dienst folgt der Tarifautomatik
Im öffentlichen Dienst entscheidet nicht allein die Bezeichnung im Arbeitsvertrag darüber, welche Entgeltgruppe zutrifft. Maßgeblich ist vielmehr die tatsächlich auszuübende Tätigkeit. Für den kommunalen Bereich regelt § 12 TVöD/VKA, dass sich die Eingruppierung nach den Tätigkeitsmerkmalen der Anlage 1 – Entgeltordnung (VKA) richtet. Die oder der Beschäftigte erhält Entgelt nach der Entgeltgruppe, in der sie oder er eingruppiert ist.
Diese sogenannte Tarifautomatik bedeutet: Wenn die übertragenen Tätigkeiten objektiv die Merkmale einer höheren Entgeltgruppe erfüllen, ist der Arbeitnehmer tariflich in dieser höheren Entgeltgruppe eingruppiert. Es bedarf dafür grundsätzlich keiner gesonderten „Ernennung“ oder rechtsgestaltenden Entscheidung des Arbeitgebers. Der Arbeitgeber kann die tarifliche Eingruppierung also nicht dadurch dauerhaft verhindern, dass er im Arbeitsvertrag oder in der Entgeltabrechnung eine zu niedrige Entgeltgruppe angibt.
Gerade im Gesundheitswesen kommt es immer wieder zu Streitigkeiten über die richtige Eingruppierung. Für Physiotherapeutinnen und Physiotherapeuten sieht die Entgeltordnung VKA besondere Tätigkeitsmerkmale vor. Physiotherapeutinnen und Physiotherapeuten mit staatlicher Anerkennung und entsprechender Tätigkeit sind grundsätzlich der Entgeltgruppe 7 zugeordnet. Entgeltgruppe 8 kommt in Betracht, wenn mindestens zu einem Viertel schwierige Aufgaben erfüllt werden. Entgeltgruppe 9a erfasst Beschäftigte der Entgeltgruppe 7, die schwierige Aufgaben erfüllen. Als Beispiele für schwierige Aufgaben nennt die Entgeltordnung unter anderem Physiotherapie nach Lungen- oder Herzoperationen, nach Herzinfarkten, bei Querschnittslähmungen, in der Psychiatrie oder Geriatrie, nach Einsatz von Endoprothesen oder nach Verbrennungen zweiten oder dritten Grades.
Im geschilderten Fall spricht daher viel dafür, dass die bisherige Vergütung nach Entgeltgruppe 6 nicht nur geringfügig, sondern strukturell falsch war, wenn der Arbeitnehmer seit Jahren Tätigkeiten ausübte, die tatsächlich mindestens der Entgeltgruppe 9a entsprechen. Die entscheidende Frage ist dann aber nicht nur, welche Eingruppierung richtig ist, sondern für welchen Zeitraum die Differenzvergütung noch verlangt werden kann.
Rückwirkende richtige Eingruppierung bedeutet nicht automatisch rückwirkende Zahlung für alle Jahre
Hier liegt der zentrale Unterschied, der in der Praxis häufig missverstanden wird: Die tariflich zutreffende Eingruppierung und der Zahlungsanspruch auf rückständiges Entgelt sind rechtlich zu trennen.
Die Eingruppierung als solche folgt aus der übertragenen Tätigkeit. War die Tätigkeit seit 2012 unverändert höherwertig, kann man tarifrechtlich durchaus argumentieren, dass der Beschäftigte bereits seit diesem Zeitpunkt höher eingruppiert war. Daraus folgt aber nicht automatisch, dass er auch die gesamte Entgeltdifferenz seit 2012 nachgezahlt bekommt.
Denn die monatlichen Entgeltansprüche werden jeweils monatlich fällig. Wird das zu niedrige Entgelt gezahlt, entsteht für jeden Monat ein eigener Anspruch auf die Differenz zum zutreffenden Tabellenentgelt. Dieser Differenzanspruch ist ein Anspruch aus dem Arbeitsverhältnis und fällt damit unter § 37 TVöD. Wird er nicht innerhalb von sechs Monaten nach Fälligkeit geltend gemacht, verfällt er grundsätzlich.
Das Bundesarbeitsgericht hat diese Linie für den öffentlichen Dienst mehrfach bestätigt. In seiner Entscheidung vom 18. September 2019 – 4 AZR 42/19 – hat das BAG ausdrücklich ausgesprochen, dass Zahlungsansprüche, die sich aus einer erfolgreichen Höhergruppierung ergeben, der Ausschlussfrist des § 37 Abs. 1 TVöD unterfallen. Die tarifliche Ausschlussfrist dient nach der Rechtsprechung der Rechtssicherheit und Rechtsklarheit; der Arbeitgeber soll rechtzeitig erkennen können, mit welchen Forderungen er noch rechnen muss.
Auch in der Entscheidung vom 17. November 2021 – 4 AZR 77/21 – hat das BAG bestätigt, dass § 37 TVöD/Bund für Zahlungsansprüche im Zusammenhang mit einer Überleitung oder Höhergruppierung nicht durch andere tarifliche Antragsfristen verdrängt wird.
Warum oft nur sechs Monate rückwirkend gezahlt werden
Dass ein öffentlicher Arbeitgeber nur sechs Monate rückwirkend nachzahlt, ist daher kein bloßer Versuch, den Arbeitnehmer „abzuspeisen“. Es entspricht in vielen Fällen der tariflichen Standardlage.
Beispiel aus der Praxis
Der Arbeitnehmer macht im April 2026 erstmals schriftlich geltend, dass er statt nach Entgeltgruppe 6 nach Entgeltgruppe 9a zu vergüten sei. Dann sind grundsätzlich nur diejenigen Differenzansprüche noch unverfallen, die innerhalb der sechs Monate vor Geltendmachung fällig geworden sind. Ältere Ansprüche sind regelmäßig ausgeschlossen, sofern keine frühere wirksame Geltendmachung vorliegt.
Wichtig ist dabei der zweite Satz des § 37 Abs. 1 TVöD: Für denselben Sachverhalt reicht die einmalige Geltendmachung auch für später fällige Leistungen aus. Hat ein Arbeitnehmer also bereits früher schriftlich oder in Textform hinreichend deutlich erklärt, dass er eine höhere Vergütung wegen falscher Eingruppierung verlangt, muss er diesen Anspruch nicht jeden Monat neu geltend machen. Dann kann die frühere Geltendmachung auch für später entstehende monatliche Differenzansprüche wirken.
Das ist in der Beratung der entscheidende Prüfpunkt: Hat der Beschäftigte irgendwann vor der aktuellen Korrektur bereits schriftlich, per E-Mail oder in sonstiger nachweisbarer Form eine höhere Eingruppierung beziehungsweise höhere Vergütung verlangt? Wenn ja, kann das den rückwirkenden Zahlungszeitraum erheblich erweitern. Wenn nein, bleibt es meistens bei sechs Monaten.
Reicht ein bloßer Antrag auf Überprüfung der Eingruppierung?
Nicht jede Erklärung genügt. Die Geltendmachung nach § 37 TVöD muss den Anspruch so deutlich bezeichnen, dass der Arbeitgeber erkennen kann, was verlangt wird. Es genügt regelmäßig nicht, wenn der Beschäftigte nur allgemein um „Überprüfung der Eingruppierung“ bittet, ohne klarzumachen, dass er daraus auch Zahlungsansprüche ableitet. Je konkreter das Schreiben ist, desto besser.
Eine wirksame Geltendmachung sollte daher zumindest erkennen lassen, dass der Beschäftigte eine bestimmte höhere Entgeltgruppe oder jedenfalls eine höhere tarifliche Vergütung beansprucht. Idealerweise werden die bisherige Entgeltgruppe, die begehrte Entgeltgruppe, der Zeitraum und die geltend gemachte Differenzvergütung benannt. Eine genaue Bezifferung ist nicht immer zwingend erforderlich, erhöht aber die Rechtssicherheit.
Das BAG differenziert in seiner Rechtsprechung sorgfältig zwischen bloßen Prüfbitten und einem eindeutigen Erfüllungsverlangen. Für die Praxis bedeutet das: Wer seine Eingruppierung für falsch hält, sollte nicht nur um eine interne Prüfung bitten, sondern ausdrücklich die Zahlung der sich aus der zutreffenden Eingruppierung ergebenden Entgeltdifferenz verlangen.
Verjährung ist nicht das Hauptproblem
Viele Arbeitnehmer denken zunächst an die gesetzliche Verjährung. Nach § 195 BGB und § 199 BGB beträgt die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre. Diese Frist hilft im öffentlichen Dienst aber häufig nicht weiter. Denn die tarifliche Ausschlussfrist greift früher und schärfer.
Der Unterschied ist erheblich: Verjährung bedeutet, dass der Anspruch zwar bestehen bleibt, aber dauerhaft verweigert werden kann, wenn sich der Schuldner auf Verjährung beruft. Eine tarifliche Ausschlussfrist führt dagegen regelmäßig zum Verfall des Anspruchs. Der Anspruch geht unter, wenn er nicht fristgerecht geltend gemacht wird.
Für Beschäftigte im TVöD ist deshalb nicht die Dreijahresfrist der § 195 BGB und § 199 BGB der erste Prüfungspunkt, sondern § 37 TVöD. Nur soweit ein Anspruch nicht bereits tariflich verfallen ist, kommt es anschließend noch auf die gesetzliche Verjährung an.
Gibt es Ausnahmen von der sechsmonatigen Ausschlussfrist?
Ausnahmen sind möglich, aber selten.
Frühere wirksame Geltendmachung
Ein erster Ausnahmefall liegt vor, wenn der Arbeitnehmer den Anspruch früher wirksam geltend gemacht hat. Dann können jedenfalls ab diesem Zeitpunkt beziehungsweise für die noch nicht verfallenen Zeiträume weitergehende Zahlungsansprüche bestehen.
Anerkenntnis oder Verzicht des Arbeitgebers
Ein zweiter Ansatz kann ein ausdrückliches Anerkenntnis des Arbeitgebers sein. Wenn der Arbeitgeber nicht nur die aktuelle Eingruppierung korrigiert, sondern auch weiter zurückliegende Zahlungsansprüche ausdrücklich anerkennt oder auf die Ausschlussfrist verzichtet, kann sich daraus eine weitergehende Zahlungsverpflichtung ergeben. Ein solcher Verzicht muss aber klar feststellbar sein. Die bloße Korrektur der Eingruppierung und die Nachzahlung für sechs Monate genügen hierfür in der Regel nicht.
Treu und Glauben
Ein dritter Ansatz ist Treu und Glauben gemäß § 242 BGB. Denkbar ist, dass sich ein Arbeitgeber ausnahmsweise nicht auf die Ausschlussfrist berufen darf, wenn er den Arbeitnehmer aktiv von der Geltendmachung abgehalten, bewusst falsch informiert oder über längere Zeit treuwidrig vertröstet hat. Die Anforderungen sind allerdings hoch. Ein bloßer Irrtum der Personalabteilung oder der Umstand, dass die fehlerhafte Eingruppierung „niemandem aufgefallen“ ist, reicht regelmäßig nicht aus.
Schadensersatz wegen falscher Auskunft
Ein vierter Ansatz kann Schadensersatz sein. Hat der Arbeitgeber auf eine konkrete Nachfrage des Arbeitnehmers eine objektiv falsche Auskunft zur Eingruppierung erteilt, kann unter Umständen eine Pflichtverletzung in Betracht kommen. In der Praxis ist dieser Weg aber schwierig. Zum einen muss die Pflichtverletzung nachgewiesen werden. Zum anderen unterliegen auch Schadensersatzansprüche aus dem Arbeitsverhältnis regelmäßig tariflichen Ausschlussfristen, wenn sie wirtschaftlich auf den Ersatz arbeitsvertraglicher Nachteile gerichtet sind.
Besonders wichtig: richtige Stufenzuordnung prüfen
Auch wenn ältere Zahlungsansprüche verfallen sind, ist der Fall damit nicht erledigt. Bei einer Korrektur der Eingruppierung muss sorgfältig geprüft werden, ob die aktuelle Stufenzuordnung richtig berechnet wurde.
Wurde der Arbeitnehmer von Anfang an falsch eingruppiert, spricht vieles dafür, dass er bei der Korrektur nicht so behandelt werden darf, als beginne seine Tätigkeit in der höheren Entgeltgruppe erst jetzt. Vielmehr ist zu prüfen, ob die Stufenlaufzeit in der zutreffenden Entgeltgruppe bereits seit der Übertragung der entsprechenden Tätigkeit zu berücksichtigen ist.
Das BAG hat entschieden, dass die Korrektur einer seit Beginn der Tätigkeit zu niedrigen Eingruppierung keine Höhergruppierung im Sinne von § 17 Abs. 4 TVöD ist. In dem entschiedenen Fall ging es um die Abgrenzung zwischen einer echten Höhergruppierung und der bloßen Korrektur einer fehlerhaften Eingruppierung. Diese Unterscheidung kann erhebliche Auswirkungen auf die Stufenzuordnung und damit auf die laufende Vergütung haben.
Für Arbeitnehmer ist dieser Punkt oft wirtschaftlich mindestens ebenso wichtig wie die Nachzahlung. Denn eine zu niedrige Stufe in der neuen Entgeltgruppe kann über Jahre hinweg zu laufenden monatlichen Verlusten führen.
Was Beschäftigte im öffentlichen Dienst konkret tun sollten
Wer vermutet, falsch eingruppiert zu sein, sollte nicht zu lange abwarten. Die wichtigsten Schritte sind:
Zunächst sollte die eigene Tätigkeit genau dokumentiert werden. Entscheidend sind nicht nur Berufsbezeichnung und Stellenbeschreibung, sondern die tatsächlich dauerhaft übertragenen Arbeitsvorgänge. Bei Physiotherapeutinnen und Physiotherapeuten ist etwa festzuhalten, ob und in welchem Umfang schwierige Aufgaben im Sinne der Entgeltordnung ausgeübt werden.
Dann sollte die einschlägige Entgeltordnung geprüft werden. Im kommunalen Krankenhausbereich kommt regelmäßig der TVöD-K beziehungsweise die Entgeltordnung VKA in Betracht. Bei anderen öffentlichen Arbeitgebern können TV-L, TVöD-Bund oder besondere Tarifwerke einschlägig sein.
Schließlich sollte der Anspruch rechtzeitig und nachweisbar geltend gemacht werden. Ein bloßes Gespräch mit Vorgesetzten oder der Personalabteilung ist nicht ausreichend sicher. Empfehlenswert ist ein schriftliches oder per E-Mail versandtes Geltendmachungsschreiben, in dem ausdrücklich Entgelt nach der zutreffenden höheren Entgeltgruppe und die Nachzahlung der Differenzvergütung verlangt wird.
Zu guter Letzt sollte bei einer späteren Korrektur nicht nur die Nachzahlung, sondern auch die aktuelle Eingruppierung, die Stufe, die Stufenlaufzeit, die Jahressonderzahlung, Zuschläge, Urlaubsentgelt, Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall und Zusatzversorgung überprüft werden. Eine fehlerhafte Eingruppierung wirkt sich häufig auf mehrere Vergütungsbestandteile aus.
Musterformulierung für eine Geltendmachung
Eine rechtssichere Geltendmachung muss immer an den Einzelfall angepasst werden. Als Ausgangspunkt kann folgende Formulierung dienen:
„Hiermit mache ich geltend, dass meine derzeitige Eingruppierung unzutreffend ist. Nach meiner Auffassung erfülle ich aufgrund der mir dauerhaft übertragenen Tätigkeiten die Voraussetzungen der Entgeltgruppe [X] TVöD/VKA. Ich fordere Sie daher auf, mich rückwirkend zutreffend einzugruppieren und mir die sich hieraus ergebende Entgeltdifferenz einschließlich aller Folgeansprüche, insbesondere Jahressonderzahlung, Zuschläge, Urlaubsentgelt, Entgeltfortzahlung und Zusatzversorgung, nachzuzahlen. Die Ansprüche werden zugleich für die Zukunft geltend gemacht.“
Eine solche Formulierung ersetzt keine anwaltliche Prüfung. Sie zeigt aber, worauf es ankommt: Der Arbeitgeber muss erkennen können, dass nicht nur eine unverbindliche Prüfung, sondern die Erfüllung eines konkreten Zahlungsanspruchs verlangt wird.
Fazit
Wer im öffentlichen Dienst jahrelang falsch eingruppiert war, hat nicht automatisch Anspruch auf Nachzahlung der gesamten Entgeltdifferenz seit Beginn der Beschäftigung. Zwar folgt die richtige Eingruppierung aus der tatsächlich auszuübenden Tätigkeit und damit aus der Tarifautomatik. Die daraus folgenden Zahlungsansprüche unterliegen jedoch regelmäßig der tariflichen Ausschlussfrist des § 37 TVöD. Ohne frühere schriftliche Geltendmachung sind Entgeltdifferenzen deshalb meist nur für sechs Monate rückwirkend durchsetzbar.
Das bedeutet aber nicht, dass sich eine Prüfung nicht lohnt. Gerade bei langjähriger falscher Eingruppierung können sich noch erhebliche Ansprüche ergeben, wenn bereits früher eine ausreichende Geltendmachung erfolgt ist, der Arbeitgeber falsche Auskünfte erteilt hat oder die aktuelle Stufenzuordnung fehlerhaft berechnet wurde. Beschäftigte sollten deshalb frühzeitig handeln und ihre Ansprüche klar, schriftlich und nachweisbar geltend machen. Für Arbeitgeber gilt umgekehrt: Wird eine falsche Eingruppierung erkannt, muss die Korrektur nicht nur formal, sondern auch hinsichtlich Stufe, Stufenlaufzeit und aller entgeltabhängigen Folgeansprüche sauber umgesetzt werden.
