In der arbeitsrechtlichen Beratung kommt es immer wieder vor, dass Beschäftigte des öffentlichen Dienstes erst nach Jahren feststellen, dass ihre Tätigkeit tariflich einer höheren Entgeltgruppe zuzuordnen gewesen wäre. Besonders häufig stellt sich diese Frage bei Gesundheitsberufen, technischen Tätigkeiten oder Verwaltungsaufgaben, bei denen sich die tarifliche Bewertung aus der tatsächlich dauerhaft übertragenen Tätigkeit ergibt. Wird die Eingruppierung später korrigiert, zahlen Arbeitgeber die Entgeltdifferenz häufig nur für einen begrenzten Zeitraum nach. Dann stellt sich die zentrale Frage, ob weiter zurückliegende Ansprüche noch durchgesetzt werden können.
Die Antwort ist für Beschäftigte häufig ernüchternd: Im öffentlichen Dienst kann eine falsche Eingruppierung zwar grundsätzlich auch rückwirkend festgestellt werden. Die daraus folgenden Zahlungsansprüche sind aber regelmäßig durch tarifliche Ausschlussfristen begrenzt. Im Anwendungsbereich des TVöD ist insbesondere § 37 TVöD entscheidend. Danach verfallen Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis, wenn sie nicht innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten nach Fälligkeit schriftlich geltend gemacht werden. Für denselben Sachverhalt reicht eine einmalige Geltendmachung auch für später fällige Leistungen aus.
Die Eingruppierung im öffentlichen Dienst folgt der Tarifautomatik
Im öffentlichen Dienst entscheidet nicht allein die Bezeichnung im Arbeitsvertrag oder in der Entgeltabrechnung darüber, welche Entgeltgruppe zutrifft. Maßgeblich ist vielmehr die dem Beschäftigten dauerhaft übertragene und tatsächlich auszuübende Tätigkeit. Für den kommunalen Bereich bestimmt § 12 TVöD/VKA, dass sich die Eingruppierung nach den Tätigkeitsmerkmalen der Entgeltordnung richtet.
Diese sogenannte Tarifautomatik bedeutet: Erfüllt die übertragene Tätigkeit objektiv die Voraussetzungen einer höheren Entgeltgruppe, ist die oder der Beschäftigte tariflich dieser höheren Entgeltgruppe zugeordnet. Es bedarf dafür grundsätzlich keiner gesonderten rechtsgestaltenden Entscheidung des Arbeitgebers. Eine unzutreffende Bezeichnung im Arbeitsvertrag, in der Stellenbeschreibung oder in der Entgeltabrechnung kann die tariflich richtige Eingruppierung daher nicht dauerhaft verdrängen.
Gerade im öffentlichen Dienst kommt es in der Praxis immer wieder vor, dass Beschäftigte über längere Zeit einer zu niedrigen Entgeltgruppe zugeordnet werden. Ursache können ungenaue Stellenbeschreibungen, veränderte Aufgaben, fehlerhafte Bewertungen einzelner Arbeitsvorgänge oder eine unzutreffende Anwendung der tariflichen Tätigkeitsmerkmale sein. Betroffen sein können ganz unterschiedliche Berufsgruppen, etwa Beschäftigte im Gesundheitswesen, in der Verwaltung, in technischen Diensten oder in sozialen Einrichtungen.
Wird später erkannt, dass die Tätigkeit tatsächlich einer höheren Entgeltgruppe entspricht, stellt sich nicht nur die Frage der richtigen Eingruppierung für die Zukunft. Wirtschaftlich entscheidend ist vielmehr häufig, ob und in welchem Umfang die Entgeltdifferenz auch für zurückliegende Zeiträume verlangt werden kann.
Rückwirkende richtige Eingruppierung bedeutet nicht automatisch rückwirkende Zahlung für alle Jahre
Hier liegt der zentrale Unterschied, der in der Praxis häufig missverstanden wird: Die tariflich zutreffende Eingruppierung und der Zahlungsanspruch auf rückständiges Entgelt sind rechtlich zu trennen.
Die Eingruppierung als solche folgt aus der übertragenen Tätigkeit. War die Tätigkeit seit 2012 unverändert höherwertig, kann man tarifrechtlich durchaus argumentieren, dass der Beschäftigte bereits seit diesem Zeitpunkt höher eingruppiert war. Daraus folgt aber nicht automatisch, dass er auch die gesamte Entgeltdifferenz seit 2012 nachgezahlt bekommt.
Denn die monatlichen Entgeltansprüche werden jeweils monatlich fällig. Wird das zu niedrige Entgelt gezahlt, entsteht für jeden Monat ein eigener Anspruch auf die Differenz zum zutreffenden Tabellenentgelt. Dieser Differenzanspruch ist ein Anspruch aus dem Arbeitsverhältnis und fällt damit unter § 37 TVöD. Wird er nicht innerhalb von sechs Monaten nach Fälligkeit geltend gemacht, verfällt er grundsätzlich.
Das Bundesarbeitsgericht hat diese Linie für den öffentlichen Dienst mehrfach bestätigt. In seiner Entscheidung vom 18. September 2019 – 4 AZR 42/19 – hat das BAG ausdrücklich ausgesprochen, dass Zahlungsansprüche, die sich aus einer erfolgreichen Höhergruppierung ergeben, der Ausschlussfrist des § 37 Abs. 1 TVöD unterfallen. Die tarifliche Ausschlussfrist dient nach der Rechtsprechung der Rechtssicherheit und Rechtsklarheit; der Arbeitgeber soll rechtzeitig erkennen können, mit welchen Forderungen er noch rechnen muss.
Auch in der Entscheidung vom 17. November 2021 – 4 AZR 77/21 – hat das BAG bestätigt, dass § 37 TVöD/Bund für Zahlungsansprüche im Zusammenhang mit einer Überleitung oder Höhergruppierung nicht durch andere tarifliche Antragsfristen verdrängt wird.
Warum oft nur sechs Monate rückwirkend gezahlt werden
Zahlt ein öffentlicher Arbeitgeber nach Korrektur einer fehlerhaften Eingruppierung nur für einen begrenzten Zeitraum rückwirkend nach, ist dies nicht zwingend rechtswidrig. Häufig beruft sich der Arbeitgeber auf die tarifliche Ausschlussfrist. Im Anwendungsbereich des TVöD beträgt diese Frist regelmäßig sechs Monate ab Fälligkeit des jeweiligen Anspruchs.
Beispielhafte Berechnung
Ein Beschäftigter macht erstmals schriftlich geltend, dass seine Tätigkeit tariflich einer höheren Entgeltgruppe zuzuordnen sei. In diesem Fall sind grundsätzlich nur diejenigen monatlichen Entgeltdifferenzen noch durchsetzbar, die bei Zugang der Geltendmachung noch nicht aufgrund der tariflichen Ausschlussfrist verfallen waren. Weiter zurückliegende Ansprüche sind regelmäßig ausgeschlossen, wenn sie nicht zuvor rechtzeitig geltend gemacht wurden.
Wichtig ist dabei der zweite Satz des § 37 Abs. 1 TVöD: Für denselben Sachverhalt reicht die einmalige Geltendmachung auch für später fällige Leistungen aus. Hat ein Arbeitnehmer also bereits früher schriftlich oder in Textform hinreichend deutlich erklärt, dass er eine höhere Vergütung wegen fehlerhafter Eingruppierung verlangt, muss er diesen Anspruch nicht jeden Monat erneut geltend machen. Dann kann die frühere Geltendmachung auch für später entstehende monatliche Differenzansprüche wirken.
In der Beratung ist deshalb regelmäßig zu prüfen, ob es bereits vor der aktuellen Korrektur eine wirksame schriftliche oder elektronische Geltendmachung gab. Gemeint sind insbesondere Schreiben, E-Mails, Anträge an die Personalabteilung oder sonstige nachweisbare Erklärungen, aus denen hervorgeht, dass nicht nur eine unverbindliche Überprüfung, sondern eine höhere tarifliche Vergütung verlangt wurde. Liegt eine solche frühere Geltendmachung vor, kann sich der rückwirkend durchsetzbare Zeitraum erheblich erweitern. Fehlt sie, bleibt es in vielen Fällen bei dem durch die Ausschlussfrist begrenzten Zeitraum.
Reicht ein bloßer Antrag auf Überprüfung der Eingruppierung?
Nicht jede Erklärung genügt. Die Geltendmachung nach § 37 TVöD muss den Anspruch so deutlich bezeichnen, dass der Arbeitgeber erkennen kann, was verlangt wird. Es genügt regelmäßig nicht, wenn der Beschäftigte nur allgemein um „Überprüfung der Eingruppierung“ bittet, ohne klarzumachen, dass er daraus auch Zahlungsansprüche ableitet. Je konkreter das Schreiben ist, desto besser.
Eine wirksame Geltendmachung sollte daher zumindest erkennen lassen, dass der Beschäftigte eine bestimmte höhere Entgeltgruppe oder jedenfalls eine höhere tarifliche Vergütung beansprucht. Idealerweise werden die bisherige Entgeltgruppe, die begehrte Entgeltgruppe, der Zeitraum und die geltend gemachte Differenzvergütung benannt. Eine genaue Bezifferung ist nicht immer zwingend erforderlich, erhöht aber die Rechtssicherheit.
Das BAG differenziert in seiner Rechtsprechung sorgfältig zwischen bloßen Prüfbitten und einem eindeutigen Erfüllungsverlangen. Für die Praxis bedeutet das: Wer seine Eingruppierung für falsch hält, sollte nicht nur um eine interne Prüfung bitten, sondern ausdrücklich die Zahlung der sich aus der zutreffenden Eingruppierung ergebenden Entgeltdifferenz verlangen.
Verjährung ist nicht das Hauptproblem
Viele Arbeitnehmer denken zunächst an die gesetzliche Verjährung. Nach § 195 BGB und § 199 BGB beträgt die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre. Diese Frist hilft im öffentlichen Dienst aber häufig nicht weiter. Denn die tarifliche Ausschlussfrist greift früher und schärfer.
Der Unterschied ist erheblich: Verjährung bedeutet, dass der Anspruch zwar bestehen bleibt, aber dauerhaft verweigert werden kann, wenn sich der Schuldner auf Verjährung beruft. Eine tarifliche Ausschlussfrist führt dagegen regelmäßig zum Verfall des Anspruchs. Der Anspruch geht unter, wenn er nicht fristgerecht geltend gemacht wird.
Für Beschäftigte im TVöD ist deshalb nicht die Dreijahresfrist der § 195 BGB und § 199 BGB der erste Prüfungspunkt, sondern § 37 TVöD. Nur soweit ein Anspruch nicht bereits tariflich verfallen ist, kommt es anschließend noch auf die gesetzliche Verjährung an.
Gibt es Ausnahmen von der sechsmonatigen Ausschlussfrist?
Ausnahmen sind möglich, aber selten.
Frühere wirksame Geltendmachung
Ein erster Ausnahmefall liegt vor, wenn der Arbeitnehmer den Anspruch früher wirksam geltend gemacht hat. Dann können jedenfalls ab diesem Zeitpunkt beziehungsweise für die noch nicht verfallenen Zeiträume weitergehende Zahlungsansprüche bestehen.
Anerkenntnis oder Verzicht des Arbeitgebers
Ein zweiter Ansatz kann ein ausdrückliches Anerkenntnis des Arbeitgebers sein. Wenn der Arbeitgeber nicht nur die aktuelle Eingruppierung korrigiert, sondern auch weiter zurückliegende Zahlungsansprüche ausdrücklich anerkennt oder auf die Ausschlussfrist verzichtet, kann sich daraus eine weitergehende Zahlungsverpflichtung ergeben. Ein solcher Verzicht muss aber klar feststellbar sein. Die bloße Korrektur der Eingruppierung und die Nachzahlung für sechs Monate genügen hierfür in der Regel nicht.
Treu und Glauben
Ein dritter Ansatz ist Treu und Glauben gemäß § 242 BGB. Denkbar ist, dass sich ein Arbeitgeber ausnahmsweise nicht auf die Ausschlussfrist berufen darf, wenn er den Arbeitnehmer aktiv von der Geltendmachung abgehalten, bewusst falsch informiert oder über längere Zeit treuwidrig vertröstet hat. Die Anforderungen sind allerdings hoch. Ein bloßer Irrtum der Personalabteilung oder der Umstand, dass die fehlerhafte Eingruppierung „niemandem aufgefallen“ ist, reicht regelmäßig nicht aus.
Schadensersatz wegen falscher Auskunft
Ein vierter Ansatz kann Schadensersatz sein. Hat der Arbeitgeber auf eine konkrete Nachfrage des Arbeitnehmers eine objektiv falsche Auskunft zur Eingruppierung erteilt, kann unter Umständen eine Pflichtverletzung in Betracht kommen. In der Praxis ist dieser Weg aber schwierig. Zum einen muss die Pflichtverletzung nachgewiesen werden. Zum anderen unterliegen auch Schadensersatzansprüche aus dem Arbeitsverhältnis regelmäßig tariflichen Ausschlussfristen, wenn sie wirtschaftlich auf den Ersatz arbeitsvertraglicher Nachteile gerichtet sind.
Besonders wichtig: richtige Stufenzuordnung prüfen
Auch wenn ältere Zahlungsansprüche verfallen sind, ist der Fall damit nicht erledigt. Bei einer Korrektur der Eingruppierung muss sorgfältig geprüft werden, ob die aktuelle Stufenzuordnung richtig berechnet wurde.
Wurde der Arbeitnehmer von Anfang an falsch eingruppiert, spricht vieles dafür, dass er bei der Korrektur nicht so behandelt werden darf, als beginne seine Tätigkeit in der höheren Entgeltgruppe erst jetzt. Vielmehr ist zu prüfen, ob die Stufenlaufzeit in der zutreffenden Entgeltgruppe bereits seit der Übertragung der entsprechenden Tätigkeit zu berücksichtigen ist.
Das BAG hat entschieden, dass die Korrektur einer seit Beginn der Tätigkeit zu niedrigen Eingruppierung keine Höhergruppierung im Sinne von § 17 Abs. 4 TVöD ist. In dem entschiedenen Fall ging es um die Abgrenzung zwischen einer echten Höhergruppierung und der bloßen Korrektur einer fehlerhaften Eingruppierung. Diese Unterscheidung kann erhebliche Auswirkungen auf die Stufenzuordnung und damit auf die laufende Vergütung haben.
Für Arbeitnehmer ist dieser Punkt oft wirtschaftlich mindestens ebenso wichtig wie die Nachzahlung. Denn eine zu niedrige Stufe in der neuen Entgeltgruppe kann über Jahre hinweg zu laufenden monatlichen Verlusten führen.
Was Beschäftigte im öffentlichen Dienst konkret tun sollten
Wer vermutet, falsch eingruppiert zu sein, sollte nicht zu lange abwarten. Die wichtigsten Schritte sind:
Zunächst sollte die eigene Tätigkeit genau dokumentiert werden. Entscheidend sind nicht nur Berufsbezeichnung und Stellenbeschreibung, sondern die tatsächlich dauerhaft übertragenen Arbeitsvorgänge. Bei Physiotherapeutinnen und Physiotherapeuten ist etwa festzuhalten, ob und in welchem Umfang schwierige Aufgaben im Sinne der Entgeltordnung ausgeübt werden.
Dann sollte die einschlägige Entgeltordnung geprüft werden. Im kommunalen Krankenhausbereich kommt regelmäßig der TVöD-K beziehungsweise die Entgeltordnung VKA in Betracht. Bei anderen öffentlichen Arbeitgebern können TV-L, TVöD-Bund oder besondere Tarifwerke einschlägig sein.
Schließlich sollte der Anspruch rechtzeitig und nachweisbar geltend gemacht werden. Ein bloßes Gespräch mit Vorgesetzten oder der Personalabteilung ist nicht ausreichend sicher. Empfehlenswert ist ein schriftliches oder per E-Mail versandtes Geltendmachungsschreiben, in dem ausdrücklich Entgelt nach der zutreffenden höheren Entgeltgruppe und die Nachzahlung der Differenzvergütung verlangt wird.
Zu guter Letzt sollte bei einer späteren Korrektur nicht nur die Nachzahlung, sondern auch die aktuelle Eingruppierung, die Stufe, die Stufenlaufzeit, die Jahressonderzahlung, Zuschläge, Urlaubsentgelt, Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall und Zusatzversorgung überprüft werden. Eine fehlerhafte Eingruppierung wirkt sich häufig auf mehrere Vergütungsbestandteile aus.
Musterformulierung für eine Geltendmachung
Eine rechtssichere Geltendmachung muss immer an den Einzelfall angepasst werden. Als Ausgangspunkt kann folgende Formulierung dienen:
„Hiermit mache ich geltend, dass meine derzeitige Eingruppierung unzutreffend ist. Nach meiner Auffassung erfülle ich aufgrund der mir dauerhaft übertragenen Tätigkeiten die Voraussetzungen der Entgeltgruppe [X] TVöD/VKA. Ich fordere Sie daher auf, mich rückwirkend zutreffend einzugruppieren und mir die sich hieraus ergebende Entgeltdifferenz einschließlich aller Folgeansprüche, insbesondere Jahressonderzahlung, Zuschläge, Urlaubsentgelt, Entgeltfortzahlung und Zusatzversorgung, nachzuzahlen. Die Ansprüche werden zugleich für die Zukunft geltend gemacht.“
Eine solche Formulierung ersetzt keine anwaltliche Prüfung. Sie zeigt aber, worauf es ankommt: Der Arbeitgeber muss erkennen können, dass nicht nur eine unverbindliche Prüfung, sondern die Erfüllung eines konkreten Zahlungsanspruchs verlangt wird.
Fazit
Wer im öffentlichen Dienst jahrelang falsch eingruppiert war, hat nicht automatisch Anspruch auf Nachzahlung der gesamten Entgeltdifferenz seit Beginn der Beschäftigung. Zwar folgt die richtige Eingruppierung aus der tatsächlich auszuübenden Tätigkeit und damit aus der Tarifautomatik. Die daraus folgenden Zahlungsansprüche unterliegen jedoch regelmäßig der tariflichen Ausschlussfrist des § 37 TVöD. Ohne frühere schriftliche Geltendmachung sind Entgeltdifferenzen deshalb meist nur für sechs Monate rückwirkend durchsetzbar.
Das bedeutet aber nicht, dass sich eine Prüfung nicht lohnt. Gerade bei langjähriger falscher Eingruppierung können sich noch erhebliche Ansprüche ergeben, wenn bereits früher eine ausreichende Geltendmachung erfolgt ist, der Arbeitgeber falsche Auskünfte erteilt hat oder die aktuelle Stufenzuordnung fehlerhaft berechnet wurde. Beschäftigte sollten deshalb frühzeitig handeln und ihre Ansprüche klar, schriftlich und nachweisbar geltend machen. Für Arbeitgeber gilt umgekehrt: Wird eine falsche Eingruppierung erkannt, muss die Korrektur nicht nur formal, sondern auch hinsichtlich Stufe, Stufenlaufzeit und aller entgeltabhängigen Folgeansprüche sauber umgesetzt werden.
