Smartphones, Videokonferenzsysteme und KI-gestützte Transkriptionsprogramme machen es heute technisch denkbar einfach, ein Gespräch aufzuzeichnen. Ein Fingertipp auf dem Mobiltelefon genügt, und schon kann ein Personalgespräch, eine Besprechung mit dem Vorgesetzten oder ein Konfliktgespräch vollständig dokumentiert werden. Anschließend lässt sich die Aufnahme mit Hilfe künstlicher Intelligenz innerhalb weniger Sekunden in ein nahezu wortgetreues Gesprächsprotokoll umwandeln.
Was technisch problemlos möglich ist, ist rechtlich allerdings keineswegs erlaubt. Wer ein nichtöffentlich geführtes Gespräch ohne Zustimmung der anderen Gesprächsteilnehmer aufzeichnet, bewegt sich nicht nur arbeitsrechtlich auf ausgesprochen gefährlichem Terrain. Eine heimliche Tonaufnahme kann eine Straftat darstellen, das allgemeine Persönlichkeitsrecht des Gesprächspartners verletzen, datenschutzrechtliche Konsequenzen auslösen und – wenn der Arbeitnehmer heimlich aufzeichnet – sogar eine außerordentliche fristlose Kündigung rechtfertigen.
Wie schnell eine vermeintliche „Beweissicherung“ zum arbeitsrechtlichen Eigentor werden kann, zeigt eindrucksvoll das Urteil des Arbeitsgerichts Stuttgart vom 28. Oktober 2025 – 7 Ca 4016/25. Das Besondere an diesem Fall: Der Arbeitgeber verfügte nicht über die eigentliche Tonaufnahme. Dem Arbeitnehmer wurde vielmehr ein außergewöhnlich detailliertes Gesprächsprotokoll zum Verhängnis. Das Arbeitsgericht hielt die vorhandenen Indizien für so gewichtig, dass es vom dringenden Verdacht einer heimlichen Aufzeichnung ausging und die darauf gestützte außerordentliche Verdachtskündigung für wirksam erachtete.
Inzwischen wurde die Entscheidung auch in der Berufungsinstanz überprüft. Das Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg hat mit Urteil vom 3. Juni 2026 – 21 Sa 63/25 die Berufung des Arbeitnehmers zurückgewiesen und damit das Ergebnis des Arbeitsgerichts Stuttgart bestätigt. Der Fall hat damit für die arbeitsrechtliche Praxis nochmals erheblich an Bedeutung gewonnen.
Das Recht am gesprochenen Wort: Nicht jedes Gespräch darf aufgezeichnet werden
Ausgangspunkt ist das allgemeine Persönlichkeitsrecht. Dieses wird insbesondere durch Art. 2 Abs. 1 GG in Verbindung mit Art. 1 Abs. 1 GG geschützt. Zu diesem Persönlichkeitsrecht gehört auch das sogenannte Recht am gesprochenen Wort.
Jeder Mensch darf grundsätzlich selbst darüber entscheiden, wer seine Äußerungen hören darf und ob das gesprochene Wort flüchtig bleiben oder dauerhaft gespeichert werden soll. Gerade diese Flüchtigkeit ist für persönliche Gespräche von erheblicher Bedeutung. Wer sich mit einem Arbeitgeber, Arbeitnehmer, Kollegen oder Vorgesetzten in einem vertraulichen Gespräch befindet, darf grundsätzlich davon ausgehen, dass das Gesagte nicht ohne seine Kenntnis dauerhaft konserviert und später beliebig reproduziert werden kann.
Das Bundesarbeitsgericht hat bereits in seinem Urteil vom 19. Juli 2012 – 2 AZR 989/11 klargestellt, dass auch im Betrieb das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen nicht heimlich mitgeschnitten werden darf. Entsprechendes hat das Hessische Landesarbeitsgericht mit Urteil vom 23. August 2017 – 6 Sa 137/17 hervorgehoben. Das Recht am gesprochenen Wort umfasst gerade die Befugnis des Einzelnen, selbst zu bestimmen, ob seine Äußerungen ausschließlich dem jeweiligen Gesprächspartner, einem bestimmten Personenkreis oder darüber hinaus anderen Personen zugänglich sein sollen.
Damit ist bereits eine verbreitete Fehlvorstellung widerlegt: Man darf ein Gespräch nicht allein deshalb ohne Zustimmung aufnehmen, weil man selbst daran beteiligt ist. Die eigene Teilnahme am Gespräch beseitigt die Persönlichkeitsrechte der anderen Gesprächsteilnehmer nicht.
Heimliche Tonaufnahmen können nach § 201 StGB strafbar sein
Noch gravierender ist die strafrechtliche Seite. Nach § 201 Abs. 1 Nr. 1 StGB macht sich grundsätzlich strafbar, wer unbefugt das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen auf einen Tonträger aufnimmt. Nach § 201 Abs. 1 Nr. 2 StGB kann außerdem strafbar sein, wer eine solche Aufnahme gebraucht oder einem Dritten zugänglich macht.
Das Gesetz schützt damit gerade die Vertraulichkeit mündlicher Kommunikation. Ein Personalgespräch hinter verschlossener Tür, ein Mitarbeitergespräch, ein Telefonat oder eine Besprechung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ist regelmäßig nichtöffentlich. Wer hierbei heimlich die Aufnahmefunktion seines Mobiltelefons aktiviert, kann deshalb den Straftatbestand des § 201 StGB erfüllen.
Die Strafandrohung ist keineswegs belanglos. § 201 Abs. 1 StGB sieht Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe vor. Nach § 201 Abs. 4 StGB ist bereits der Versuch strafbar.
Daran ändert grundsätzlich auch die Absicht nichts, die Aufnahme ausschließlich zur späteren Beweissicherung zu verwenden. Ein allgemeines Recht, sich für eine möglicherweise bevorstehende arbeitsgerichtliche Auseinandersetzung durch heimliche Tonaufnahmen Beweismittel zu verschaffen, existiert nicht.
Der Wunsch nach Beweisen rechtfertigt den heimlichen Mitschnitt grundsätzlich nicht
Gerade in konfliktbelasteten Arbeitsverhältnissen ist das Motiv für eine heimliche Aufnahme leicht nachvollziehbar. Arbeitnehmer befürchten beispielsweise, dass ein Vorgesetzter später bestreiten könnte, bestimmte Äußerungen gemacht, Zusagen erteilt oder Drohungen ausgesprochen zu haben. Arbeitgeber möchten möglicherweise beweissicher dokumentieren, welche Erklärungen ein Arbeitnehmer in einem Personalgespräch abgegeben hat.
Das rechtfertigt eine heimliche Tonaufnahme jedoch grundsätzlich nicht.
Das Bundesverfassungsgericht hat in seiner Entscheidung vom 9. Oktober 2002 – 1 BvR 805/98 die hohe Bedeutung des Rechts am gesprochenen Wort hervorgehoben. Das bloße Interesse, sich für die Durchsetzung zivilrechtlicher Ansprüche ein Beweismittel zu verschaffen, genügt danach grundsätzlich nicht, um den Eingriff in das Persönlichkeitsrecht des Gesprächspartners zu rechtfertigen.
Das gilt auch im Arbeitsverhältnis. Das LAG Rheinland-Pfalz hat mit Urteil vom 19. November 2021 – 2 Sa 40/21 ausdrücklich darauf hingewiesen, dass das allgemeine private Interesse an der Beschaffung eines Beweismittels für eine mögliche spätere Auseinandersetzung nicht ausreicht. Nur besondere Umstände, die über das normale Beweisinteresse einer Prozesspartei hinausgehen, können im Ausnahmefall zu einer anderen Interessenabwägung führen.
Das bedeutet zugleich: Es können außergewöhnliche Situationen denkbar sein, in denen eine besondere Notlage oder ein außergewöhnlich gewichtiges Schutzinteresse des Aufzeichnenden berücksichtigt werden muss. Daraus darf aber keinesfalls ein allgemeines Recht zur heimlichen Beweissicherung abgeleitet werden.
Der rechtlich sichere Weg ist eindeutig: Soll ein Gespräch aufgezeichnet werden, muss dies offen angesprochen und die Zustimmung sämtlicher Gesprächsteilnehmer eingeholt werden.
Der Fall des Arbeitsgerichts Stuttgart: Ein auffällig perfektes Gesprächsprotokoll
Wie gefährlich ein heimlicher Mitschnitt für Arbeitnehmer werden kann, illustriert das Urteil des Arbeitsgerichts Stuttgart vom 28. Oktober 2025 – 7 Ca 4016/25 besonders anschaulich.
Nach einem etwa einstündigen Personalgespräch übersandte der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber eine Stellungnahme mit einem ausgesprochen ausführlichen Gesprächsprotokoll. Auffällig war nicht nur dessen Umfang. Das Protokoll gab das Gespräch weitgehend in wörtlicher Rede wieder und enthielt typische Bestandteile spontaner mündlicher Kommunikation, die in einem normalen, erst nach dem Gespräch aus der Erinnerung angefertigten Gedächtnisprotokoll kaum zu erwarten wären.
Gerade darin sah das Arbeitsgericht gewichtige Indizien dafür, dass das Protokoll nicht schlicht aus dem Gedächtnis erstellt worden sein konnte. Auffällig waren unter anderem Wortfragmente, Füllwörter, unverständliche Passagen, teilweise ungewöhnliche Großschreibung, grammatikalische Fehler und Wörter, die zwar für sich genommen existierten, im jeweiligen Satzzusammenhang aber keinen vernünftigen Sinn ergaben.
Solche Erscheinungen passen typischerweise zu einer automatisierten Transkription gesprochener Sprache. Das Gericht wertete die Besonderheiten des Dokuments deshalb zusammen mit den weiteren Umständen als Indizien dafür, dass das Personalgespräch zunächst aufgenommen und anschließend technisch transkribiert worden war.
Die Entscheidung ist damit zugleich ein Lehrstück über die Risiken moderner KI-Anwendungen. Heute muss niemand mehr stundenlang eine Tonaufnahme selbst abtippen. Eine Audiodatei kann innerhalb kürzester Zeit von einem KI-System in Text umgewandelt werden. Gerade typische Transkriptionsfehler können anschließend aber Rückschlüsse darauf zulassen, wie ein angeblich lediglich aus dem Gedächtnis erstelltes Gesprächsprotokoll tatsächlich entstanden ist.
Es muss nicht einmal die eigentliche Tonaufnahme gefunden werden
Besonders bemerkenswert ist ein weiterer Punkt: Für arbeitsrechtliche Konsequenzen muss der Arbeitgeber nicht zwingend die eigentliche Audiodatei finden.
Im Stuttgarter Verfahren ging es um eine Verdachtskündigung. Eine solche Kündigung setzt nicht voraus, dass dem Arbeitnehmer die Pflichtverletzung abschließend nachgewiesen werden kann. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts kann vielmehr auch der dringende Verdacht einer schwerwiegenden Pflichtverletzung einen wichtigen Grund zur Kündigung darstellen.
Bloße Vermutungen reichen dafür selbstverständlich nicht aus. Erforderlich sind starke, auf objektiven Tatsachen beruhende Verdachtsmomente. Der Verdacht muss ein Gewicht erreichen, das geeignet ist, das für die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses notwendige Vertrauen zu zerstören.
Im Stuttgarter Fall bildeten die ungewöhnlichen Eigenschaften des Gesprächsprotokolls nach der gerichtlichen Würdigung gerade solche objektiven Indizien. Das Arbeitsgericht hielt den Verdacht einer heimlichen Aufzeichnung für hinreichend dringend.
Für Arbeitnehmer folgt daraus eine wichtige Erkenntnis: Wer ein Gespräch heimlich aufzeichnet, sollte nicht darauf vertrauen, arbeitsrechtlich ungefährdet zu sein, solange niemand die Originaldatei auf dem Smartphone oder Computer findet. Auch eine belastbare Indizienkette kann ausreichen.
Warum die heimliche Aufnahme zugleich eine arbeitsvertragliche Pflichtverletzung ist
Neben der möglichen Strafbarkeit liegt regelmäßig eine erhebliche arbeitsvertragliche Pflichtverletzung vor.
Nach § 241 Abs. 2 BGB sind die Parteien eines Schuldverhältnisses verpflichtet, auf die Rechte, Rechtsgüter und Interessen der jeweils anderen Vertragspartei Rücksicht zu nehmen. Diese Rücksichtnahmepflicht gilt selbstverständlich auch im Arbeitsverhältnis.
Ein Arbeitnehmer, der ein vertrauliches Personalgespräch mit seinem Arbeitgeber oder Vorgesetzten ohne deren Wissen aufzeichnet, verletzt deren Persönlichkeitsrechte. Das ist kein bloßer Formfehler, sondern kann einen erheblichen Vertrauensbruch darstellen.
Die arbeitsgerichtliche Rechtsprechung bewertet einen solchen Vorgang deshalb seit Jahren sehr streng. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 19. Juli 2012 – 2 AZR 989/11 bestätigt, dass die heimliche Aufzeichnung dienstlicher Gespräche grundsätzlich eine schwerwiegende Pflichtverletzung darstellen kann. Auch das Hessische LAG hielt mit Urteil vom 23. August 2017 – 6 Sa 137/17 eine außerordentliche Kündigung wegen der heimlichen Aufnahme eines Personalgesprächs für gerechtfertigt.
Eine fristlose Kündigung nach § 626 BGB ist möglich
Die arbeitsrechtlich einschneidendste Folge ist die außerordentliche fristlose Kündigung nach § 626 Abs. 1 BGB.
Eine solche Kündigung setzt voraus, dass Tatsachen vorliegen, aufgrund derer dem Arbeitgeber unter Berücksichtigung sämtlicher Umstände des Einzelfalls und unter Abwägung der Interessen beider Vertragsparteien die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses selbst bis zum Ablauf der ordentlichen Kündigungsfrist nicht zugemutet werden kann.
Die heimliche Aufzeichnung eines Personalgesprächs ist grundsätzlich geeignet, einen solchen wichtigen Grund im Sinne von § 626 Abs. 1 BGB darzustellen.
Das bedeutet allerdings nicht, dass jede heimliche Aufnahme automatisch und ausnahmslos eine fristlose Kündigung rechtfertigt. Wie bei jeder außerordentlichen Kündigung muss eine umfassende Interessenabwägung vorgenommen werden. Bedeutung haben können beispielsweise die Dauer des Arbeitsverhältnisses, dessen bisheriger Verlauf, der Anlass der Aufnahme, der Grad des Verschuldens, eine möglicherweise bestehende Ausnahmesituation sowie die Intensität des Vertrauensbruchs.
Auch die Frage, ob eine Abmahnung als milderes Mittel ausgereicht hätte, muss grundsätzlich geprüft werden. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts kann eine vorherige Abmahnung allerdings entbehrlich sein, wenn eine Pflichtverletzung so schwer wiegt, dass bereits deren erstmalige Hinnahme für den Arbeitgeber objektiv unzumutbar und dies für den Arbeitnehmer erkennbar ist.
LAG Baden-Württemberg bestätigt die Entscheidung: Die Verdachtskündigung bleibt wirksam
Die Entscheidung des Arbeitsgerichts Stuttgart hat inzwischen auch die Berufungsinstanz passiert. Das Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg hat mit Urteil vom 3. Juni 2026 – 21 Sa 63/25 die Berufung des Arbeitnehmers gegen das Urteil des Arbeitsgerichts Stuttgart vom 28. Oktober 2025 – 7 Ca 4016/25 zurückgewiesen. Die außerordentliche Verdachtskündigung hatte damit auch vor dem Landesarbeitsgericht Bestand.
Auch das LAG misst dem Recht am gesprochenen Wort erhebliches Gewicht bei
Das Landesarbeitsgericht knüpft an die gefestigte arbeitsgerichtliche Rechtsprechung zum Recht am gesprochenen Wort an. Wer ein nichtöffentlich geführtes Personalgespräch ohne Wissen der anderen Teilnehmer aufzeichnet, greift in deren durch Art. 2 Abs. 1 GG in Verbindung mit Art. 1 Abs. 1 GG geschütztes allgemeines Persönlichkeitsrecht ein.
Das Recht am gesprochenen Wort umfasst gerade die Entscheidung darüber, ob eine Äußerung nur für den konkreten Gesprächspartner bestimmt ist oder dauerhaft gespeichert, reproduziert und gegebenenfalls in einem völlig anderen Zusammenhang wieder verwendet werden kann. Das LAG knüpft hierbei unter anderem an die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts vom 19. Juli 2012 – 2 AZR 989/11 an.
Für eine Verdachtskündigung kann eine belastbare Indizienkette genügen
Besonders wichtig ist, dass die eigentliche Tonaufnahme nicht aufgefunden werden musste. Gegenstand des Verfahrens war eine Verdachtskündigung. Entscheidend war deshalb nicht, ob der Arbeitgeber die Aufnahme als Datei vorlegen konnte, sondern ob objektive Tatsachen einen so dringenden Verdacht begründeten, dass das notwendige Vertrauen in den Arbeitnehmer zerstört war.
Das Landesarbeitsgericht bestätigte im Ergebnis die erstinstanzliche Beurteilung. Damit wurde auch die zentrale Aussage des Arbeitsgerichts Stuttgart bestätigt: Ein außergewöhnlich detailliertes und nach seinen Eigenheiten auf eine technische Transkription hindeutendes Gesprächsprotokoll kann zusammen mit den übrigen Umständen ein erhebliches Indiz für eine vorherige heimliche Aufnahme sein.
Gerade darin liegt die große praktische Bedeutung der Entscheidung. Ein Arbeitnehmer kann sich nicht darauf verlassen, dass eine Kündigung allein deshalb ausscheidet, weil die Originalaufnahme nicht mehr auffindbar ist oder dem Arbeitgeber niemals unmittelbar in die Hände fällt.
Der Arbeitnehmer muss vor einer Verdachtskündigung angehört werden
Das Landesarbeitsgericht befasste sich außerdem mit den besonderen Anforderungen an eine Verdachtskündigung. Ein Arbeitgeber darf sich nicht mit einer bloßen Vermutung begnügen. Er muss den Sachverhalt nach Kräften aufklären und dem Arbeitnehmer vor Ausspruch der Kündigung Gelegenheit geben, zu den konkreten Verdachtsmomenten Stellung zu nehmen.
Diese Anhörung dient gerade dazu, mögliche entlastende Umstände zu ermitteln. Der Arbeitnehmer muss wissen, welcher konkrete Sachverhalt ihm vorgehalten wird, damit er den Verdacht gegebenenfalls ausräumen kann. Die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts stellt an diese Anhörung deshalb besondere Anforderungen, vgl. etwa BAG, Urteil vom 20. März 2014 – 2 AZR 1037/12.
Das LAG Baden-Württemberg sah die im konkreten Fall erfolgte Anhörung des Arbeitnehmers als ausreichend an. Für Arbeitgeber ist dieser Punkt besonders wichtig: Selbst bei einer scheinbar erdrückenden Indizienlage sollte eine Verdachtskündigung niemals ausgesprochen werden, ohne zuvor die notwendigen Aufklärungsschritte sorgfältig durchzuführen.
Auch eine vorherige Abmahnung war nicht zwingend erforderlich
Schließlich ist bei einer außerordentlichen Kündigung stets zu prüfen, ob eine Abmahnung als milderes Mittel ausgereicht hätte. Bei steuerbarem Verhalten ist dies grundsätzlich zu berücksichtigen. Eine Abmahnung ist jedoch dann entbehrlich, wenn eine Pflichtverletzung so schwer wiegt, dass bereits deren erstmalige Hinnahme für den Arbeitgeber nach objektiven Maßstäben unzumutbar ist und der Arbeitnehmer dies erkennen konnte.
Auch unter diesem Gesichtspunkt hielt die Kündigung der gerichtlichen Kontrolle stand. Die heimliche Aufnahme eines vertraulichen Personalgesprächs kann das notwendige Vertrauensverhältnis derart nachhaltig beschädigen, dass der Arbeitgeber nicht darauf verwiesen werden muss, zunächst lediglich eine Abmahnung auszusprechen.
Die Berufungsentscheidung verstärkt damit die Aussagekraft des Stuttgarter Falls erheblich. Es handelt sich nicht mehr nur um die Rechtsauffassung eines erstinstanzlichen Arbeitsgerichts. Auch das zuständige Landesarbeitsgericht hat bestätigt, dass der dringende Verdacht eines heimlichen Mitschnitts eines Personalgesprächs einen so schwerwiegenden Vertrauensbruch darstellen kann, dass eine außerordentliche Kündigung gerechtfertigt ist.
Nach den derzeit veröffentlichten Verfahrensdaten ist im Anschluss an die Entscheidung des LAG Baden-Württemberg ein Verfahren beim Bundesarbeitsgericht unter dem Aktenzeichen 2 AS 9/26 verzeichnet. Welche weitere verfahrensrechtliche Entwicklung sich daraus ergibt, bleibt abzuwarten. Für die derzeitige arbeitsrechtliche Bewertung ändert dies nichts daran, dass die Kündigung sowohl vor dem Arbeitsgericht Stuttgart als auch in der Berufungsinstanz Bestand hatte.
Der Arbeitgeber muss bei einer Verdachtskündigung besonders sorgfältig vorgehen
Aus den Entscheidungen sollte keinesfalls der Schluss gezogen werden, dass Arbeitgeber bei einem Verdacht auf eine heimliche Aufnahme sofort kündigen können. Gerade eine Verdachtskündigung gehört zu den rechtlich fehleranfälligen Kündigungen.
Zunächst müssen konkrete objektive Tatsachen vorliegen, die einen dringenden Verdacht begründen. Ein bloßes Bauchgefühl oder die Tatsache, dass ein Gesprächsprotokoll besonders ausführlich ausgefallen ist, genügt nicht ohne Weiteres. Entscheidend ist eine Gesamtwürdigung der vorhandenen Indizien.
Anschließend muss dem Arbeitnehmer ausreichend Gelegenheit gegeben werden, sich zu den Verdachtsmomenten zu äußern. Die Anhörung darf nicht nur Formsache sein. Sie muss ernsthaft darauf ausgerichtet sein, auch mögliche entlastende Umstände zu ermitteln.
Besteht im Unternehmen ein Betriebsrat, muss dieser nach § 102 Abs. 1 BetrVG vor jeder Kündigung ordnungsgemäß angehört werden. Eine ohne die erforderliche Anhörung ausgesprochene Kündigung ist unwirksam. Bei einer Verdachtskündigung muss dem Betriebsrat insbesondere deutlich gemacht werden, dass der Arbeitgeber gerade auf einen Verdacht und nicht auf eine als sicher erwiesen angesehene Tat abstellt.
Bei einer außerordentlichen Kündigung ist außerdem die Zweiwochenfrist des § 626 Abs. 2 BGB zu beachten. Der Arbeitgeber darf einen Verdachtsfall daher weder überstürzt behandeln noch die Ermittlungen beliebig lange hinauszögern. Zulässige Aufklärungsmaßnahmen können den Beginn der Frist beeinflussen, müssen aber mit der gebotenen Eile durchgeführt werden.
Eine materiell möglicherweise gerechtfertigte Kündigung kann andernfalls allein an Fehlern bei der Anhörung des Arbeitnehmers, der Beteiligung des Betriebsrats oder der Einhaltung der Kündigungserklärungsfrist scheitern.
Auch Arbeitgeber dürfen Personalgespräche nicht einfach heimlich aufnehmen
Die arbeitsgerichtlichen Entscheidungen betreffen häufig Arbeitnehmer, die Vorgesetzte oder andere Gesprächsteilnehmer heimlich aufgenommen haben. Daraus darf jedoch keinesfalls der Umkehrschluss gezogen werden, ein Arbeitgeber dürfe seinerseits Personalgespräche heimlich aufzeichnen.
Auch das gesprochene Wort des Arbeitnehmers wird durch das allgemeine Persönlichkeitsrecht aus Art. 2 Abs. 1 GG in Verbindung mit Art. 1 Abs. 1 GG geschützt. Eine heimliche Aufzeichnung eines Personalgesprächs durch den Arbeitgeber kann deshalb ebenfalls gegen § 201 StGB verstoßen.
Beim Arbeitgeber kommt zusätzlich das Beschäftigtendatenschutzrecht hinzu. Die Stimme eines identifizierbaren Arbeitnehmers und die von ihm während des Gesprächs gemachten Äußerungen sind personenbezogene Daten. Ihre digitale Aufzeichnung, Speicherung, Auswertung oder Transkription stellt eine Verarbeitung personenbezogener Daten dar.
Für Beschäftigtendaten ist insbesondere § 26 BDSG von Bedeutung. Personenbezogene Daten von Beschäftigten dürfen danach für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses unter den gesetzlichen Voraussetzungen verarbeitet werden, soweit die Verarbeitung insbesondere für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.
Eine heimliche vollständige Tonaufzeichnung eines gewöhnlichen Personalgesprächs wird sich regelmäßig nicht ohne Weiteres mit einer solchen Erforderlichkeit begründen lassen. Daneben gelten die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung, insbesondere die Grundsätze der Rechtmäßigkeit, Zweckbindung und Datenminimierung sowie das Erfordernis einer tragfähigen Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO.
Wer als Arbeitgeber Gesprächsaufzeichnungen einsetzen möchte, sollte daher für vollständige Transparenz sorgen, vorab die datenschutzrechtliche Zulässigkeit prüfen und keinesfalls darauf vertrauen, eine heimliche Aufzeichnung sei wegen eigener berechtigter Interessen automatisch erlaubt.
„Die KI hört doch nur mit“ ist kein rechtlicher Ausweg
Zunehmend relevant werden Programme, die Besprechungen automatisch transkribieren oder zusammenfassen. In Videokonferenzen können sogenannte Meeting Bots teilnehmen und anschließend ein Wortprotokoll oder eine KI-generierte Gesprächszusammenfassung erstellen.
Rechtlich kommt es nicht darauf an, ob eine Anwendung als „Recorder“, „AI Notetaker“, „Meeting Assistant“ oder lediglich als „Transkriptionsfunktion“ bezeichnet wird.
Wenn das gesprochene Wort technisch erfasst, gespeichert oder an einen externen Dienst übertragen wird, um anschließend eine Transkription zu erzeugen, verschwindet die rechtliche Problematik nicht dadurch, dass am Ende lediglich ein Textdokument ausgegeben wird.
Im Gegenteil können zusätzliche datenschutzrechtliche Fragen entstehen: Wo werden die Audiodaten verarbeitet? Werden sie dauerhaft gespeichert? Hat der Anbieter Zugriff? Erfolgt eine Übermittlung in ein Drittland? Werden die Inhalte zum Training eines KI-Modells verwendet? Welche Löschfristen gelten? Wer hat Zugriff auf das fertige Transkript?
Der Einsatz eines KI-Transkriptionsprogramms sollte deshalb für sämtliche Gesprächsteilnehmer transparent sein. Ein heimlich aktivierter „AI Notetaker“ ist rechtlich kein harmloser digitaler Notizblock.
Was Arbeitnehmer stattdessen tun können
Arbeitnehmer, die ein wichtiges oder möglicherweise konfliktträchtiges Gespräch dokumentieren möchten, haben wesentlich sicherere Möglichkeiten.
Zunächst kann offen um die Zustimmung zu einer Tonaufnahme gebeten werden. Wird diese nicht erteilt, kann unmittelbar nach dem Gespräch ein schriftliches Gedächtnisprotokoll angefertigt werden. Datum, Uhrzeit, Teilnehmer, Gesprächsanlass und die wesentlichen Aussagen sollten möglichst zeitnah und sachlich festgehalten werden.
Je nach Anlass kann außerdem die Hinzuziehung einer zulässigen Begleitperson sinnvoll sein, beispielsweise eines Betriebsratsmitglieds. Ob hierauf im konkreten Fall ein Anspruch besteht, hängt vom Anlass des Personalgesprächs und der jeweiligen gesetzlichen oder kollektivrechtlichen Grundlage ab.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, nach dem Gespräch eine E-Mail zu versenden, in der die wesentlichen Gesprächsinhalte zusammengefasst werden. Reagiert die Gegenseite darauf, werden einzelne Punkte bestätigt oder korrigiert, entsteht auf rechtlich deutlich unproblematischerem Weg eine schriftliche Dokumentation.
Ein heimlicher Mitschnitt ist dagegen regelmäßig die schlechteste Lösung. Der Arbeitnehmer versucht damit, seine eigene Rechtsposition abzusichern, schafft aber möglicherweise gleichzeitig eine erhebliche arbeitsvertragliche Pflichtverletzung und im ungünstigsten Fall einen neuen Kündigungsgrund.
Was Arbeitgeber bei Verdacht auf einen heimlichen Mitschnitt tun sollten
Auch Arbeitgeber sollten besonnen reagieren. Ein ungewöhnlich detailliertes Protokoll allein rechtfertigt nicht automatisch eine Kündigung. Es muss geprüft werden, ob mehrere objektive Indizien für eine heimliche Aufnahme sprechen.
Der vom Arbeitsgericht Stuttgart und anschließend vom LAG Baden-Württemberg entschiedene Fall zeigt allerdings, dass gerade ein nahezu wortgetreues Protokoll einschließlich typischer Merkmale gesprochener Sprache und auffälliger Transkriptionsfehler erhebliches Gewicht haben kann.
Im Verdachtsfall sollte der Sachverhalt zunächst vollständig dokumentiert werden. Anschließend ist eine ordnungsgemäße Anhörung des Arbeitnehmers durchzuführen. Besteht ein Betriebsrat, ist dessen Beteiligung nach § 102 BetrVG sicherzustellen. Soll eine außerordentliche Kündigung ausgesprochen werden, muss außerdem die Frist des § 626 Abs. 2 BGB genau überwacht werden.
In der Praxis empfiehlt es sich, bereits die Verdachtsanhörung sorgfältig vorzubereiten. Der Arbeitnehmer muss erkennen können, welche konkreten Tatsachen den Verdacht begründen. Gleichzeitig sollte der Arbeitgeber vermeiden, die Anhörung so zu formulieren, als stehe die Pflichtverletzung bereits sicher fest. Das Wesen einer Verdachtskündigung besteht gerade darin, dass dem Arbeitnehmer eine echte Möglichkeit gegeben werden muss, den bestehenden Verdacht auszuräumen.
Fazit: Wer heimlich mitschneidet, schafft häufig mehr Probleme als Beweise
Die technischen Möglichkeiten zur Aufzeichnung und automatischen Transkription von Gesprächen haben sich innerhalb weniger Jahre grundlegend verändert. Die rechtlichen Grundsätze sind dagegen eindeutig geblieben.
Ein vertrauliches Gespräch mit einem Arbeitgeber, Arbeitnehmer, Vorgesetzten oder Kollegen darf grundsätzlich nicht ohne Wissen der anderen Gesprächsteilnehmer aufgezeichnet werden. Wer dies dennoch tut, riskiert eine Strafbarkeit wegen Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes nach § 201 StGB sowie eine Verletzung des allgemeinen Persönlichkeitsrechts. Im Arbeitsverhältnis kommt eine erhebliche Verletzung der Rücksichtnahmepflichten aus § 241 Abs. 2 BGB hinzu.
Für Arbeitnehmer kann dies im Extremfall den Arbeitsplatz kosten. Die heimliche Aufzeichnung eines Personalgesprächs ist nach der arbeitsgerichtlichen Rechtsprechung grundsätzlich geeignet, eine außerordentliche Kündigung nach § 626 BGB zu rechtfertigen.
Das Urteil des Arbeitsgerichts Stuttgart vom 28. Oktober 2025 – 7 Ca 4016/25 und seine Bestätigung durch das LAG Baden-Württemberg mit Urteil vom 3. Juni 2026 – 21 Sa 63/25 zeigen darüber hinaus, dass hierfür nicht zwingend die Originalaufnahme gefunden werden muss. Auch eine belastbare Indizienkette kann einen dringenden Verdacht begründen. Ein ungewöhnlich detailliertes und nach seiner Struktur auf eine automatisierte Transkription hindeutendes Gesprächsprotokoll kann dabei eine zentrale Rolle spielen.
Für Arbeitgeber gilt umgekehrt nichts anderes: Auch sie dürfen Gespräche mit Arbeitnehmern nicht einfach heimlich mitschneiden. Zusätzlich sind die Anforderungen des Beschäftigtendatenschutzes, insbesondere nach § 26 BDSG und der DSGVO, zu beachten.
Wer ein Gespräch dokumentieren möchte, sollte deshalb entweder offen die Zustimmung zu einer Aufnahme einholen oder auf rechtlich unbedenklichere Alternativen wie ein zeitnah angefertigtes Gedächtnisprotokoll, eine schriftliche Gesprächsbestätigung oder die Hinzuziehung einer geeigneten weiteren Person zurückgreifen.
Die scheinbar perfekte Beweissicherung durch den heimlichen Griff zur Aufnahmetaste kann sich andernfalls als genau das Gegenteil erweisen: als Straftat, Persönlichkeitsrechtsverletzung und – wie der vom Arbeitsgericht Stuttgart und anschließend vom LAG Baden-Württemberg entschiedene Fall eindrucksvoll zeigt – als möglicher Grund für eine fristlose Kündigung.
