Wartungskosten für Aufzüge, Lüftungsanlagen, Brandmeldeanlagen, automatische Türen oder sonstige technische Einrichtungen können bei gewerblich genutzten Immobilien erhebliche Beträge erreichen. Gerade in Einkaufszentren, Bürokomplexen und größeren Gewerbeobjekten stellt sich deshalb regelmäßig die Frage, ob der Vermieter diese Kosten vollständig auf die Gewerbemieter umlegen darf oder ob im Mietvertrag eine feste Kostenobergrenze vorgesehen sein muss.
Das Oberlandesgericht Karlsruhe hat diese Frage mit Urteil vom 27. März 2026, Az. 4 U 102/24, zugunsten der Vermieterseite beantwortet. Nach Auffassung des Gerichts können reine Wartungskosten für gemeinschaftlich genutzte technische Anlagen in einem formularmäßigen Gewerbemietvertrag grundsätzlich auch ohne betragsmäßige Höchstgrenze auf den Mieter umgelegt werden.
Damit stellt sich das OLG Karlsruhe ausdrücklich gegen mehrere andere Oberlandesgerichte. Für Gewerbemieter bedeutet dies allerdings nicht, dass jede als „Wartung“ bezeichnete Ausgabe ungeprüft bezahlt werden muss. Entscheidend bleiben der genaue Wortlaut des Mietvertrags, die Abgrenzung zwischen Wartung, Instandhaltung und Instandsetzung sowie die inhaltliche Richtigkeit und Nachvollziehbarkeit der jeweiligen Betriebskostenabrechnung.
Gesetzlicher Ausgangspunkt: Eigentlich trägt der Vermieter die Erhaltungskosten
Nach § 535 Abs. 1 Satz 2 BGB ist der Vermieter grundsätzlich verpflichtet, die Mietsache während der Mietzeit in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand zu erhalten. Die gesetzliche Erhaltungslast liegt damit zunächst beim Vermieter.
Hierzu gehören grundsätzlich auch Aufwendungen, die erforderlich sind, um technische Anlagen funktionsfähig und sicher zu erhalten. Im Gewerbemietrecht können die Vertragsparteien von dieser gesetzlichen Risikoverteilung jedoch wesentlich weitergehend abweichen als im Wohnraummietrecht.
Insbesondere kann vereinbart werden, dass der Gewerbemieter neben der Grundmiete bestimmte Betriebs-, Wartungs-, Instandhaltungs- oder Instandsetzungskosten übernimmt. Wird eine solche Regelung nicht individuell ausgehandelt, sondern vom Vermieter für eine Vielzahl von Verträgen vorformuliert, handelt es sich regelmäßig um Allgemeine Geschäftsbedingungen. Die Klausel unterliegt dann der Inhaltskontrolle nach §§ 305 ff. BGB.
Nach § 307 Abs. 1 Satz 1 BGB ist eine Formularklausel unwirksam, wenn sie den Vertragspartner des Verwenders entgegen den Geboten von Treu und Glauben unangemessen benachteiligt. Eine unangemessene Benachteiligung kann sich nach § 307 Abs. 1 Satz 2 BGB auch daraus ergeben, dass die Klausel nicht klar und verständlich formuliert ist.
Wartung ist nicht dasselbe wie Instandhaltung oder Instandsetzung
Für die rechtliche Beurteilung kommt es entscheidend darauf an, welche Arbeiten tatsächlich abgerechnet werden. Die Begriffe Wartung, Instandhaltung und Instandsetzung dürfen nicht miteinander gleichgesetzt werden.
Was sind Wartungskosten?
Unter Wartung werden typischerweise regelmäßig wiederkehrende und vorbeugende Maßnahmen verstanden, mit denen die Betriebsbereitschaft, Funktionsfähigkeit oder Betriebssicherheit einer technischen Anlage überprüft und erhalten werden soll. Hierzu können beispielsweise Inspektionen, Funktionsprüfungen, Reinigungsarbeiten, Einstellungen oder der Austausch geringfügiger Verschleißteile gehören.
Was fällt unter Instandhaltung und Instandsetzung?
Instandhaltungsmaßnahmen dienen demgegenüber der Erhaltung des vertragsgemäßen Zustands und können bereits die Beseitigung von Verschleißerscheinungen und Mängeln umfassen. Instandsetzung betrifft vor allem Reparaturen, die Wiederherstellung defekter Anlagen oder den Austausch wesentlicher Bauteile.
Die Abgrenzung ist wirtschaftlich bedeutsam. Während regelmäßige Wartungen häufig vorhersehbar und kalkulierbar sind, können Reparaturen oder Erneuerungen sehr hohe und kaum vorhersehbare Kosten verursachen.
Ein Vermieter kann daher nicht dadurch Reparatur- oder Erneuerungskosten unbegrenzt auf den Mieter abwälzen, dass er diese in der Abrechnung lediglich als „Wartungskosten“ bezeichnet. Maßgeblich ist nicht die Überschrift auf der Rechnung, sondern der tatsächliche Inhalt der ausgeführten Arbeiten.
Was hatte das OLG Karlsruhe zu entscheiden?
Dem Urteil des OLG Karlsruhe lag ein langjähriges Gewerbemietverhältnis über ein Bekleidungsgeschäft zugrunde. Der Mietvertrag enthielt eine formularmäßige Regelung, nach der die Mieterin die Kosten für den Betrieb und die Wartung einzeln oder gemeinschaftlich genutzter Gebäudetechnik tragen sollte.
Eine ausdrückliche Kostenobergrenze für diese Wartungskosten war nicht vorgesehen. Für bestimmte Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten enthielt der Vertrag dagegen eine Begrenzung auf zehn Prozent der Jahresmindestmiete.
Die Mieterin verlangte einen erheblichen Teil der in mehreren Betriebskostenabrechnungen gezahlten Beträge zurück. Insgesamt ging es nach den veröffentlichten Entscheidungsbesprechungen um Forderungen in einer Größenordnung von rund 136.000 Euro.
Die Mieterin vertrat insbesondere die Auffassung, die formularmäßige Übertragung der Wartungskosten sei unwirksam, weil sie keine betragsmäßige Begrenzung enthalte. Das OLG Karlsruhe folgte dieser Argumentation nicht. Es sprach der Mieterin zwar eine teilweise Rückzahlung in Höhe von 23.633,77 Euro zu. Diese Rückzahlung beruhte jedoch nicht auf einer generellen Unwirksamkeit der Wartungskostenklausel, sondern darauf, dass einzelne abgerechnete Positionen nicht von der konkreten vertraglichen Regelung erfasst waren.
OLG Karlsruhe: Reine Wartungskosten benötigen keine Obergrenze
Das OLG Karlsruhe entschied, dass Wartungskosten für gemeinschaftlich genutzte technische Anlagen in einem Gewerbemietvertrag formularmäßig auch ohne Höchstgrenze auf den Mieter übertragen werden können.
Nach Auffassung des Gerichts handelt es sich bei Wartungskosten um regelmäßig wiederkehrende Kosten vorbeugender Maßnahmen. Sie dienten der Überprüfung der Funktionsfähigkeit oder Betriebssicherheit einer technischen Anlage. Damit unterschieden sie sich wesentlich von Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten, bei denen unerwartete Schäden, umfangreiche Reparaturen oder der Austausch ganzer Anlagen zu erheblichen und kaum kalkulierbaren Belastungen führen könnten.
Das Gericht ordnete reine Wartungskosten im Ergebnis eher den laufenden Betriebskosten als der eigentlichen Erhaltungslast des Vermieters zu. Zur Begründung zog das OLG Karlsruhe auch einen Vergleich zum Wohnraummietrecht. Dort können bestimmte laufende Wartungskosten nach § 556 BGB in Verbindung mit der Betriebskostenverordnung grundsätzlich auf den Mieter umgelegt werden, ohne dass für jede einzelne Betriebskostenart eine feste betragsmäßige Obergrenze vereinbart werden müsste.
Da den Parteien eines Gewerbemietvertrags grundsätzlich eine weitergehende Vertragsfreiheit zukommt als den Parteien eines Wohnraummietvertrags, sah das OLG Karlsruhe keinen Grund, bei reinen Wartungskosten strengere Anforderungen zu stellen.
Der Begriff „Wartungskosten“ ist nach Ansicht des Gerichts transparent
Die Mieterin hatte außerdem eingewandt, der Begriff „Kosten der Wartung“ sei zu unbestimmt und verstoße gegen das Transparenzgebot des § 307 Abs. 1 Satz 2 BGB.
Auch damit hatte sie keinen Erfolg. Das OLG Karlsruhe stellte fest, dass die Verwendung des Begriffs „Kosten der Wartung“ in Allgemeinen Geschäftsbedingungen nicht schon als solche intransparent ist.
Ein durchschnittlicher Gewerbemieter könne erkennen, dass hierunter regelmäßig wiederkehrende vorbeugende Maßnahmen zur Überprüfung und Sicherung der Funktionsfähigkeit technischer Anlagen fallen. Der Vermieter müsse die einzelnen denkbaren Wartungstätigkeiten nicht bereits im Mietvertrag abschließend beschreiben.
Nach den Leitsätzen des Urteils führt es auch nicht automatisch zur Unwirksamkeit der Klausel, wenn die technischen Anlagen nicht abschließend aufgezählt werden. Eine Formulierung, die sich auf die „einzeln bzw. gemeinschaftlich genutzte Gebäudetechnik“ bezieht und anschließend zahlreiche Anlagen beispielhaft nennt, kann nach Ansicht des OLG Karlsruhe hinreichend bestimmt sein.
Das bedeutet jedoch nicht, dass eine pauschale Klausel wie „Der Mieter trägt alle sonstigen Kosten des Gebäudes“ wirksam wäre. Die Regelung muss weiterhin erkennen lassen, welche Kostenarten und welche technischen Anlagen grundsätzlich erfasst sein sollen.
Keine automatische Umlage sämtlicher Gebäudekosten
Obwohl das OLG Karlsruhe die Wartungsklausel grundsätzlich für wirksam hielt, bekam die Mieterin einen Teil ihrer Zahlungen zurück.
Der Grund lag darin, dass einzelne Kostenpositionen nicht unter die vertraglich vereinbarte „Gebäudetechnik“ fielen. Nach den veröffentlichten Entscheidungszusammenfassungen betraf dies unter anderem Kostenpositionen im Zusammenhang mit Leuchtmitteln, dem Dach und Sanitäranlagen. Diese konnten nicht allein deshalb auf die Mieterin umgelegt werden, weil sie in der Betriebskostenabrechnung als Wartungskosten ausgewiesen worden waren.
Das Urteil zeigt damit deutlich: Selbst eine wirksame Wartungskostenklausel eröffnet dem Vermieter keine pauschale Befugnis, sämtliche Aufwendungen für das Gebäude auf die Gewerbemieter zu verteilen.
In jedem Einzelfall muss geprüft werden, ob die konkrete Anlage vom Mietvertrag erfasst ist, ob tatsächlich eine Wartungsmaßnahme vorliegt, ob möglicherweise Reparatur-, Instandhaltungs- oder Erneuerungsarbeiten abgerechnet wurden, ob der vereinbarte Umlageschlüssel eingehalten wurde und ob die Kosten tatsächlich angefallen, erforderlich und wirtschaftlich angemessen sind.
Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten bleiben begrenzungsbedürftig
Das OLG Karlsruhe hat nicht entschieden, dass Gewerbemieter sämtliche Erhaltungskosten unbegrenzt tragen müssen.
Für Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten gemeinschaftlich genutzter Flächen und Anlagen bleibt es grundsätzlich dabei, dass eine formularmäßige Umlage ohne Kostenbegrenzung den Mieter unangemessen benachteiligen kann.
Der Bundesgerichtshof hat wiederholt entschieden, dass die formularmäßige Übertragung der Kosten für gemeinschaftlich genutzte Anlagen problematisch ist, wenn der Mieter unbegrenzt auch für Schäden und Erhaltungsmaßnahmen einstehen soll, die weder durch seinen Mietgebrauch verursacht wurden noch seiner Risikosphäre zuzuordnen sind.
Von besonderer Bedeutung sind insoweit das Urteil des BGH vom 6. April 2005, Az. XII ZR 158/01, das Urteil vom 26. September 2012, Az. XII ZR 112/10, sowie das Versäumnisurteil vom 10. September 2014, Az. XII ZR 56/11.
Der BGH hat Klauseln beanstandet, durch die Kosten der Wartung und Instandhaltung technischer Einrichtungen gemeinsam und ohne Kostenobergrenze auf den Mieter übertragen wurden. Die Unwirksamkeit beruhte insbesondere darauf, dass die Klauseln nicht hinreichend zwischen den laufenden Wartungskosten und den wesentlich risikoreicheren Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten differenzierten.
Das OLG Karlsruhe entnimmt diesen Entscheidungen allerdings nicht, dass auch eine eigenständige und isolierte Regelung zu reinen Wartungskosten zwingend eine Obergrenze enthalten muss.
Zehn Prozent der Jahresmiete als zulässige Grenze?
Im entschiedenen Fall enthielt der Mietvertrag für bestimmte Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten eine Obergrenze von zehn Prozent der Jahresmindestmiete. Das OLG Karlsruhe hielt eine solche Begrenzung jedenfalls nicht für unangemessen hoch.
Eine allgemein verbindliche gesetzliche Grenze von zehn Prozent existiert jedoch nicht. Ob eine Kappungsgrenze wirksam ist, hängt von der konkreten Klausel, dem betroffenen Objekt, der Art der Anlagen, dem Umfang der übertragenen Pflichten und der Bezugsgröße ab.
In Rechtsprechung und Literatur werden zum Teil Grenzen zwischen sechs und zehn Prozent der Jahresnettomiete diskutiert. Das OLG Brandenburg hat in einer früheren Entscheidung eine Begrenzung auf zehn Prozent der Nettojahresmindestmiete grundsätzlich als ausreichend angesehen, zugleich aber darauf hingewiesen, dass teilweise niedrigere Grenzen von sechs bis acht Prozent vertreten werden.
Bei der Vertragsgestaltung sollte nicht lediglich ein Prozentsatz eingesetzt werden. Ebenso wichtig ist die klare Festlegung, welche Kostenarten der Begrenzung unterliegen, ob sich die Grenze auf die Jahresnettomiete oder die Jahresmindestmiete bezieht, ob Umsatzsteuer einzubeziehen ist, ob die Obergrenze für jede Kostenart einzeln oder für alle Erhaltungskosten gemeinsam gilt und ob nicht ausgeschöpfte Beträge in spätere Abrechnungsperioden übertragen werden dürfen.
Andere Oberlandesgerichte verlangen auch für Wartungskosten eine Begrenzung
Die Entscheidung des OLG Karlsruhe ist keineswegs unumstritten. Mehrere andere Oberlandesgerichte vertreten die gegenteilige Auffassung.
Das OLG Brandenburg entschied mit Urteil vom 5. April 2022, Az. 3 U 144/20, dass Wartungskosten in Geschäftsraummietverträgen formularvertraglich nicht ohne Kostenobergrenze wirksam umgelegt werden können.
Zur Begründung führte das Gericht aus, Wartungskosten seien nicht stets klar eingrenzbar und kalkulierbar. Dies gelte insbesondere bei komplexen Anlagen wie Lüftung, Rauch- und Wärmeabzug, Klimatisierung, Wassersystemen, Einbruchüberwachung, Gebäudetechnik, Feuerschutz, Personenaufzügen, Fahrtreppen und automatischen Türanlagen.
Auch das Kammergericht Berlin, Urteil vom 1. Dezember 2022, Az. 8 U 50/21, und das OLG Rostock, Urteil vom 6. März 2025, Az. 3 U 68/23, ordnen Wartungskosten stärker der Erhaltungslast des Vermieters zu und verlangen grundsätzlich eine Begrenzung.
Besonders deutlich hat sich das OLG München mit Urteil vom 12. Februar 2026, Az. 14 U 1880/25 e, gegen eine unbegrenzte Umlage ausgesprochen. Nach seiner Auffassung zählen die Wartung und der Betrieb von Gemeinschaftsanlagen zur Erhaltungslast. Auch Wartungskosten könnten für den Mieter erheblich und schwer kalkulierbar sein. Eine formularmäßige Umlage ohne Obergrenze stelle deshalb eine unangemessene Benachteiligung nach § 307 BGB dar.
Das OLG München kritisierte ausdrücklich die Gegenauffassung, wonach Wartungsmaßnahmen grundsätzlich vorhersehbar seien. Bei komplexen technischen Anlagen sei die Grenze zwischen vorbeugender Wartung und tatsächlicher Mängelbeseitigung häufig fließend. Zudem stünden die Kosten nicht zwingend in einem unmittelbaren Zusammenhang mit dem Nutzungsverhalten des einzelnen Mieters.
Die Gegenauffassung: Wartung gehört zur Erhaltungslast
Die Gerichte, die eine Kostenobergrenze verlangen, argumentieren im Wesentlichen mit dem gesetzlichen Leitbild des § 535 Abs. 1 Satz 2 BGB.
Auch vorbeugende Wartungsmaßnahmen dienten letztlich dazu, den vertragsgemäßen Zustand der Mietsache zu erhalten. Sie lägen daher grundsätzlich im Pflichtenkreis des Vermieters.
Werde diese Pflicht durch eine vorformulierte Vertragsklausel auf den Gewerbemieter übertragen, obwohl die Anlage von mehreren Mietern genutzt werde und der einzelne Mieter weder Art noch Umfang der Wartung beeinflussen könne, trage der Mieter ein fremdes und möglicherweise nicht kalkulierbares Kostenrisiko.
Diese Auffassung warnt außerdem vor Abgrenzungsproblemen. Wartungsverträge enthalten in der Praxis häufig nicht nur reine Funktionskontrollen. Teilweise werden zugleich Verschleißteile ausgetauscht, kleinere Reparaturen durchgeführt oder Störungen beseitigt. Je weiter der Wartungsbegriff gefasst wird, desto größer wird das Risiko, dass dem Mieter unter der Bezeichnung „Wartung“ tatsächlich Instandhaltungs- oder Reparaturkosten auferlegt werden.
Der Bundesgerichtshof muss den Streit klären
Eine ausdrückliche Entscheidung des Bundesgerichtshofs zu einer isolierten Klausel, mit der ausschließlich reine Wartungskosten ohne Obergrenze auf den Gewerbemieter übertragen werden, liegt bislang nicht vor.
Die bisherige BGH-Rechtsprechung betraf überwiegend Klauseln, in denen Wartungs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten miteinander verbunden waren. Daraus ziehen die Oberlandesgerichte unterschiedliche Schlussfolgerungen.
Das OLG Karlsruhe meint, die Entscheidungen könnten nicht auf reine Wartungskosten übertragen werden. Das OLG München, das OLG Brandenburg, das Kammergericht Berlin und das OLG Rostock halten dagegen eine solche Übertragung für geboten.
Sowohl das OLG Karlsruhe als auch das OLG München haben wegen der grundsätzlichen Bedeutung und der divergierenden obergerichtlichen Rechtsprechung die Revision zugelassen. Eine abschließende höchstrichterliche Klärung steht daher noch aus.
Bis zu einer Entscheidung des Bundesgerichtshofs hängt die Beurteilung einer Wartungskostenklausel unter Umständen auch davon ab, welches Gericht für einen Rechtsstreit zuständig ist.
Müssen Gewerbemieter jetzt unbegrenzt Wartungskosten bezahlen?
Die Antwort lautet: Nach dem Urteil des OLG Karlsruhe können reine Wartungskosten grundsätzlich auch ohne ausdrückliche Kostenobergrenze auf den Gewerbemieter übertragen werden. Eine allgemeine und uneingeschränkte Zahlungspflicht folgt daraus jedoch nicht.
Eine Kostenumlage setzt zunächst eine wirksame vertragliche Vereinbarung voraus. Fehlt im Mietvertrag eine Regelung zu Wartungskosten, verbleibt es grundsätzlich bei der gesetzlichen Kostenverteilung. Der Vermieter kann die Kosten dann nicht allein aufgrund einer späteren Betriebskostenabrechnung auf den Mieter verlagern.
Die Klausel muss außerdem hinreichend klar erkennen lassen, welche technischen Anlagen und Kostenarten erfasst werden. Unbestimmte Auffangklauseln wie „sämtliche sonstigen Kosten“ können den Anforderungen des Transparenzgebots aus § 307 Abs. 1 Satz 2 BGB widersprechen.
Schließlich muss es sich tatsächlich um Wartungskosten handeln. Reparaturen, Erneuerungen, die Beseitigung von Schäden oder der Austausch wesentlicher Bauteile werden nicht deshalb zu Wartungskosten, weil der Vermieter oder das Wartungsunternehmen sie entsprechend bezeichnet.
Welche Positionen sollten Gewerbemieter besonders prüfen?
Gewerbemieter sollten Betriebskostenabrechnungen insbesondere dann genauer prüfen, wenn größere Beträge für die Wartung von Aufzügen und Fahrtreppen, Lüftungs- und Klimaanlagen, Brandmelde- und Sprinkleranlagen, Rauch- und Wärmeabzugsanlagen, automatischen Türen und Toren, Heizungs- und Kälteanlagen, Sicherheits- und Überwachungsanlagen, Sanitäranlagen, Wasseraufbereitungsanlagen, Druckerhöhungsanlagen, Photovoltaikanlagen, Notstromanlagen oder sonstiger zentraler Gebäudetechnik angesetzt werden.
Bei diesen Positionen sollte anhand der Rechnungen und Leistungsnachweise geprüft werden, ob ausschließlich vorbeugende Kontrollen und Pflegearbeiten durchgeführt wurden oder ob die Rechnung auch Reparaturen, Ersatzteile, Störungsbeseitigungen oder Erneuerungsmaßnahmen enthält.
Anspruch auf Einsicht in Rechnungen und Wartungsverträge
Der Gewerbemieter muss sich nicht mit den bloßen Zahlen der Betriebskostenabrechnung zufriedengeben. Er kann grundsätzlich verlangen, dass der Vermieter die für die Abrechnung maßgeblichen Belege zugänglich macht.
Hierzu gehören insbesondere Rechnungen, Wartungsverträge, Leistungsbeschreibungen, Zahlungsnachweise und Unterlagen zum angewandten Verteilerschlüssel.
Gerade bei sogenannten Vollwartungsverträgen ist eine sorgfältige Prüfung erforderlich. Solche Verträge können neben regelmäßigen Kontroll- und Pflegearbeiten auch Reparaturen, Ersatzteile oder den Austausch bestimmter Komponenten umfassen.
Soweit die Rechnung keine nachvollziehbare Trennung zwischen umlagefähigen Wartungsleistungen und nicht umlagefähigen Reparatur- oder Instandsetzungsleistungen ermöglicht, kann die Abrechnung angreifbar sein.
Das Wirtschaftlichkeitsgebot gilt auch bei Wartungskosten
Auch eine dem Grunde nach umlagefähige Kostenposition darf nicht beliebig hoch sein. Der Vermieter muss bei der Beauftragung von Dienstleistungen grundsätzlich wirtschaftlich handeln.
Er ist zwar nicht stets verpflichtet, den billigsten Anbieter auszuwählen. Er darf die Mieter jedoch nicht mit vermeidbaren oder offensichtlich überhöhten Kosten belasten.
Anhaltspunkte für unwirtschaftliche Wartungskosten
Anhaltspunkte für einen Verstoß gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot können eine erhebliche Kostensteigerung ohne erkennbare sachliche Ursache, eine ungewöhnlich hohe Vergütung im Vergleich zu marktüblichen Preisen, unnötig kurze Wartungsintervalle, die Beauftragung nicht erforderlicher Zusatzleistungen, Doppelabrechnungen oder die Umlage von Leistungen sein, die bereits durch eine andere Kostenposition abgegolten sind.
Der Mieter muss einen Verstoß grundsätzlich konkret darlegen. Hierfür ist regelmäßig eine Einsicht in die Vertrags- und Rechnungsunterlagen erforderlich.
Vorsicht bei Einwendungs- und Ausschlussfristen
Anders als im Wohnraummietrecht gelten für Gewerbemietverhältnisse nicht automatisch sämtliche gesetzlichen Abrechnungs- und Einwendungsfristen des § 556 Abs. 3 BGB.
In vielen Gewerbemietverträgen werden deshalb eigene Fristen vereinbart. Danach sollen Einwendungen gegen eine Betriebskostenabrechnung beispielsweise innerhalb von drei, sechs oder zwölf Monaten geltend gemacht werden.
Solche Klauseln sind nicht automatisch wirksam. Sie unterliegen ebenfalls der AGB-Kontrolle. Insbesondere Klauseln, die das Schweigen des Mieters nach Ablauf einer bestimmten Frist als Anerkennung der Abrechnung fingieren, können an § 308 Nr. 5 BGB oder § 307 BGB scheitern.
Gewerbemieter sollten dennoch nicht darauf vertrauen, dass eine Ausschlussfrist später für unwirksam erklärt wird. Einwendungen sollten möglichst unverzüglich und nachweisbar erhoben werden.
Sind die zugrunde liegenden Rechnungen noch nicht geprüft, kann es sinnvoll sein, Zahlungen nur unter ausdrücklichem Vorbehalt zu leisten.
Können bereits gezahlte Wartungskosten zurückverlangt werden?
Wurden Wartungskosten ohne wirksame vertragliche Grundlage gezahlt, kann ein Rückforderungsanspruch aus § 812 Abs. 1 Satz 1 BGB bestehen.
Dies kommt insbesondere in Betracht, wenn die Umlageklausel unwirksam ist, die abgerechnete Anlage nicht vom Mietvertrag erfasst wird, tatsächlich Reparatur- oder Instandsetzungskosten abgerechnet wurden, der Verteilerschlüssel falsch angewandt wurde, Kosten doppelt abgerechnet wurden oder die Leistung überhaupt nicht erbracht worden ist.
Rückforderungsansprüche unterliegen grundsätzlich der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren gemäß § 195 BGB und § 199 BGB. Der Beginn der Verjährung hängt unter anderem davon ab, wann der Mieter von den anspruchsbegründenden Umständen Kenntnis hatte oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätte haben müssen.
Daneben können vertraglich vereinbarte Ausschlussfristen zu berücksichtigen sein. Aufgrund der komplizierten Wechselwirkung zwischen Verjährung, Abrechnungsfristen und formularmäßigen Einwendungsausschlüssen sollte eine Prüfung nicht aufgeschoben werden.
Was sollten Vermieter bei neuen Gewerbemietverträgen beachten?
Vermieter sollten sich trotz des für sie günstigen Urteils des OLG Karlsruhe nicht darauf verlassen, dass eine unbegrenzte Wartungskostenklausel dauerhaft Bestand haben wird.
Solange der Bundesgerichtshof die Streitfrage nicht geklärt hat, besteht ein erhebliches Prozessrisiko. Eine Klausel, die im Bezirk des OLG Karlsruhe für wirksam gehalten wird, kann nach der Rechtsprechung des OLG München, des OLG Brandenburg, des Kammergerichts Berlin oder des OLG Rostock unwirksam sein.
Rechtssicherer ist eine differenzierte Vertragsgestaltung. Wartung, Instandhaltung, Instandsetzung und Erneuerung sollten ausdrücklich voneinander getrennt werden. Für Wartungskosten sollte vorsorglich ebenfalls eine angemessene Kostenobergrenze vorgesehen werden.
Zudem sollten die erfassten Anlagen möglichst konkret bezeichnet werden. Eine beispielhafte Aufzählung kann ausreichend sein, sollte aber erkennen lassen, welche Gebäudetechnik gemeint ist.
Bei gemischt zusammengesetzten Wartungsverträgen sollte bereits auf Rechnungs- und Leistungsebene zwischen laufender Wartung, Reparatur, Ersatzteilen und Erneuerung unterschieden werden.
Was sollten Gewerbemieter vor Vertragsabschluss prüfen?
Gewerbemieter sollten nicht nur auf die Höhe der Grundmiete achten. Gerade bei technisch komplexen Gebäuden können die Nebenkosten einen erheblichen Teil der Gesamtbelastung ausmachen.
Vor Vertragsabschluss sollte deshalb geklärt werden, welche technischen Anlagen vorhanden sind, welche Wartungsverträge bereits bestehen, wie hoch die Wartungskosten in den vergangenen Jahren waren, nach welchem Schlüssel die Kosten verteilt werden, ob auch Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten umgelegt werden, welche Kostenobergrenzen vorgesehen sind und ob außergewöhnliche Modernisierungs- oder Erneuerungsmaßnahmen geplant sind.
Soweit möglich, sollte der Mieter Einsicht in frühere Betriebskostenabrechnungen oder eine belastbare Nebenkostenaufstellung verlangen. Eine niedrige Nebenkostenvorauszahlung schützt nicht vor hohen Nachforderungen, wenn der Mietvertrag eine umfassende Kostenumlage zulässt.
Individuell ausgehandelte Vereinbarungen sind anders zu beurteilen
Die dargestellten Grenzen betreffen vor allem formularmäßige Vertragsklauseln.
Wurde eine Kostenregelung im Einzelnen zwischen Vermieter und Mieter ausgehandelt, greift die Inhaltskontrolle nach § 307 BGB grundsätzlich nicht in gleicher Weise ein. Die Anforderungen an ein echtes Aushandeln sind allerdings hoch.
Es genügt nicht, dass der Mieter den Vertrag gelesen hat, Änderungswünsche hätte äußern können oder einzelne handschriftliche Ergänzungen vorgenommen wurden. Der Vermieter muss den gesetzesfremden Kern der Regelung ernsthaft zur Disposition gestellt und dem Mieter eine tatsächliche Möglichkeit zur inhaltlichen Einflussnahme eingeräumt haben.
In der Praxis werden viele als „individuell vereinbart“ bezeichnete Klauseln diesen Anforderungen nicht gerecht. Gerade institutionelle Vermieter verwenden regelmäßig standardisierte Vertragsmuster, die als Allgemeine Geschäftsbedingungen zu behandeln sind.
Praktische Folgen des Urteils des OLG Karlsruhe
Das Urteil stärkt zunächst die Position gewerblicher Vermieter. Es bestätigt, dass reine Wartungskosten als eigenständige, grundsätzlich kalkulierbare Kostenart behandelt werden können.
Für Mieter ist die Entscheidung dennoch nicht ausschließlich nachteilig. Das Gericht betont zugleich, dass nur solche Kosten umgelegt werden dürfen, die vom Wortlaut der Vertragsklausel tatsächlich erfasst sind.
Die Entscheidung eröffnet daher keine unbegrenzte Umlage sämtlicher technischer oder baulicher Aufwendungen. Sie erhöht vielmehr die Bedeutung einer präzisen Abgrenzung und einer positionsbezogenen Prüfung jeder Abrechnung.
Die derzeitige Rechtslage bleibt allerdings unsicher. Wegen der gegensätzlichen Entscheidungen des OLG Karlsruhe und des OLG München kann nicht zuverlässig vorausgesagt werden, welcher Auffassung der Bundesgerichtshof folgen wird.
Fazit: Müssen Gewerbemieter Wartungskosten ohne Begrenzung tragen?
Gewerbemieter müssen Wartungskosten nicht allein deshalb unbegrenzt tragen, weil der Vermieter sie in einer Betriebskostenabrechnung ansetzt. Voraussetzung ist zunächst eine wirksame und hinreichend bestimmte vertragliche Umlagevereinbarung.
Nach dem Urteil des OLG Karlsruhe vom 27. März 2026, Az. 4 U 102/24, können reine Wartungskosten für gemeinschaftlich genutzte technische Anlagen auch durch Allgemeine Geschäftsbedingungen und ohne ausdrückliche Kostenobergrenze auf den Gewerbemieter übertragen werden. Das Gericht behandelt Wartungskosten als regelmäßig wiederkehrende und grundsätzlich kalkulierbare Betriebskosten.
Diese Auffassung ist jedoch nicht unumstritten. Das OLG München, das OLG Brandenburg, das Kammergericht Berlin und das OLG Rostock verlangen auch für Wartungskosten eine Kostenobergrenze, weil sie die Wartung der Erhaltungslast des Vermieters zurechnen und den Mieter vor unkalkulierbaren Belastungen schützen wollen.
Bis zu einer höchstrichterlichen Klärung durch den Bundesgerichtshof besteht deshalb erhebliche Rechtsunsicherheit. Vermieter sollten Wartungskosten in neuen Vertragsklauseln vorsorglich klar definieren und angemessen begrenzen. Gewerbemieter sollten bestehende Verträge und Betriebskostenabrechnungen genau darauf prüfen, ob tatsächlich reine Wartungsleistungen abgerechnet wurden, ob die betreffenden Anlagen vom Vertrag erfasst sind und ob die Kosten nachvollziehbar, wirtschaftlich und richtig verteilt worden sind.
