Am 25. Mai 2018 tritt europaweit die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft. In unseren vorangegangenen beiden Artikeln haben wir uns mit der Thematik beschäftigt, welche Auswirkungen diese auf die geschäftliche Nutzung von WhatsApp sowie den Umgang mit Visitenkarten haben kann. Im heutigen Beitrag zeigen wir Ihnen, dass bei strenger Anwendung der Vorschriften selbst Telefonkontakt mit Kunden datenschutzrechtlich problematisch sein kann.
Telefonkontakt mit Bestandskunden
Wenn ein Bestandskunde im Rahmen einer laufenden Vertragsbeziehung bei Ihnen anruft, dann sind keine Besonderheiten zu beachten. Dies deshalb, weil dann ja regelmäßig keine (weiteren) personenbezogenen Daten aufgenommen oder verarbeitet werden.
Telefonkontakt mit Neukunden
Anders verhält es sich jedoch regelmäßig bei Telefongesprächen mit Neukunden. Werden in dem Telefonat nämlich personenbezogene Daten erhoben, weil der Anrufer einen Termin vereinbaren möchte oder eine Ware bestellt wird und Sie dabei bereits mit der Datenerhebung beginnen, dann muss nach den Vorgaben von Art. 13 DSGVO der Kunde entsprechend informiert werden. Der telefonische Kontakt ist rechtlich nämlich nicht anders zu bewerten, wie wenn der Kunde über ein auf der Internetseite bereitgestelltes Kontaktformular Kontakt zum Unternehmen aufnimmt. Während dort auf elektronischem Weg relativ einfach der Informationspflicht entsprochen werden kann, ist dies beim Telefonat nicht so einfach möglich, es sei denn, Sie wollen im Anschluss an jedes Telefonat, in dem Sie auch noch eine E-Mail-Adresse abgefragt haben, dann den Anrufer schriftlich über die Datenspeicherung und Datenverarbeitung informieren, den der Anruf in Ihrem Unternehmen ausgelöst hat. Da eine Belehrung nicht zwingend schriftlich erfolgen muss, kann diese natürlich auch mündlich im Rahmen des Telefonats erfolgen. Eine solche umfassende Information dürfte aber in der Praxis kaum möglich sein. Nicht nur, dass Anrufer genervt werden, wenn ihnen gebetsmühlenartig Belehrungen vorgetragen werden, die sie bereits zuvor immer wieder bei unterschiedlichsten Anrufen von anderen Unternehmen gesagt bekommen haben. Auch Mitarbeiter sind genervt, wenn sie ihre Arbeitszeit mit stupiden Floskeln vergeuden müssen. Die Fehlerquote ist hoch und Telefonleitungen werden länger als bisher blockiert.
Wer also beispielsweise bei einem Unternehmen anruft, um einen Termin zu vereinbaren, und seinen Namen nennt, der wird nicht nur bereits beim Anruf eine Information über die Identität des Unternehmens erhalten, das sich am Telefon meldet, sondern dem wird ebenso bewusst sein, dass dann, wenn ein Termin vereinbart wird, dazu auch sein Name und, wenn er danach gefragt wird, seine Telefonnummer erhoben wird. Insoweit sollte jedenfalls zur Sicherheit nochmals darüber belehrt werden, dass nun Name und Telefonnummer zum Zweck der Terminvereinbarung gespeichert und das Einverständnis des Anrufers abgefragt werden. Für weitergehende Informationen zum Datenschutz wäre denkbar, wenn eine entsprechende Internetseite vorhanden ist, auf diese und die dort bereitgestellte Datenschutzerklärung zu verweisen. Dies erspart langatmige Aufzählungen. Ob dies in der Praxis allerdings dann von der Rechtsprechung als ausreichend angesehen wird, bleibt abzuwarten. Erschwerend kommt hinzu, dass derjenige, der telefonisch belehrt, Probleme hat den Nachweis der Belehrung zu führen. Es sei denn, er zeichnet das Telefongespräch auf. Wenn allerdings eine solche Aufzeichnung erfolgt, dann ist auch darüber zu belehren und der Anrufer muss sich damit einverstanden erklären. Wer aufzeichnet, ohne zu belehren und ohne Einverständnis des Anrufers, der macht sich nicht nur strafbar, weil er die Vertraulichkeit des gesprochenen Wortes verletzt, sondern eine solche Aufnahme wäre dann auch in einem Zivilprozess nicht verwertbar, weil ein Beweisverwertungsverbot bestünde. Diese Problematik ist nicht ganz neu. Gerade in zivilrechtlichen Streitigkeiten kommt es immer wieder vor, dass Zeugen für den Inhalt eines Telefonats angeboten werden, die das Telefonat mitgehört haben wollen. Da sich die rechtliche Problematik des Mithörens zwischenzeitlich herumgesprochen hat, wird dann gerne versucht das Telefonat so darzustellen, dass es über eine Freisprechanlage geführt worden sei, so dass der Zeuge quasi unfreiwillig mithören musste. Aber auch wer so argumentiert, bringt sich oft in Teufels Küche, weil dann, wenn der Gesprächspartner nicht darauf hingewiesen wurde, dass über eine Freisprechanlage telefoniert wird, damit hat, dass Telefonat weder zum Beweis verwertbar ist noch dadurch die Strafbarkeit des Handelns beseitigt wird.
Es bleibt daher abzuwarten, ob, jedenfalls soweit es um Telefonkontakt geht, die DSGVO nicht ein Schuss nach hinten ist, weil künftig jedes Unternehmen gezwungen ist zu Beweiszwecken Telefonate aufzuzeichnen und Verbraucher, deren Schutz die DSGVO gerade dienen soll, nicht zwangsweise solchen Telefonaufzeichnungen zustimmen müssen, um überhaupt telefonisch Termine vereinbaren oder Waren bestellen zu können.
